Programma Bestuur en Organisatie

Totaal Programma Bestuur en Organisatie

Overzicht prestaties programma Bestuur en Organisatie

Binnen het waterschap wordt in de driehoek prestatie, financiën en capaciteit gezocht naar de onderlinge balans. De haalbaarheid van de prestaties van het programma Bestuur & Organisatie staat onder druk. Er zijn met name 4 aandachtspunten: 1) Informatiemanagement. 'De basis op orde', informatievoorziening en informatieveiligheid staan hoog op de agenda. 2) Implementatie Omgevingswet. Door de complexiteit, reikwijdte, impact en urgentie van dit project (ingangsdatum 1 januari 2023) wordt hier hard aan getrokken en moeten er keuzes gemaakt worden ten opzichte van het reguliere werk. 3) De reorganisatie. Naast de structuurwijziging en wijzigingen in taken/bevoegheden/budgetten etc, is er ook een verandering gewenst in werkwijzen en cultuur, die blijvende inzet en aandacht vraagt. 4) Contract adviesdiensten. Ten behoeve van rechtmatigheid en efficiëntie willen we de aanbesteding aan aviesdiensten bundelen in een contract. Gelet op de complexiteit daarvan is een contractmanager nodig, maar deze is nog niet voorhanden. Dat leidt tot aparte aanbestedingen voor elk soort advies.

Programma Groen (Op schema van gestelde doel) Oranje (>80 en <100 procent op schema van het gestelde doel) Rood (<80 procent van het gestelde doel) Grijs (geen prognose te geven op dit moment)
Bestuur en Organisatie 3 1 5 1
Prestaties met afwijkingen Vergunningaanvragen afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%) Ziekteverzuim (%) Medewerkertevredenheid en -betrokkenheid
Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)
Baseline informatieveiligheid Overheid geïmplementeerd (%)
Medewerkertevredenheid over fysieke werkomgeving
Medewerkertevredenheid over digitale werkomgeving

Exploitatiekosten programma Bestuur en organisatie

Kosten- en opbrengstsoorten Begroting 2022, inclusief begrotingswijzigingen Prognose 2022 Afwijking
Externe kosten € 16.429.000 € 16.636.000 € -207.000
Externe opbrengsten € -4.147.000 € -4.271.000 € 124.000
Personeelskosten € 17.442.000 € 17.801.000 € -359.000
Rente en afschrijving € 3.708.000 € 3.563.000 € 145.000
Netto kosten programma bestuur en organisatie € 33.432.000 € 33.729.000 € -297.000

Toelichting programma Bestuur en Organisatie externe kosten & opbrengsten

In totaal zijn de verwachte kosten voor Bestuur en Organisatie met € 207.000 gestegen naar een totaal van € 16.636.000. De verwachte opbrengsten zijn gestegen met € 124.000 tot € 12.281.500. Per saldo geeft dit een stijging van € 83.000.  Onderstaand een toelichting op de grootste stijgingen en dalingen. 

Stijging van de kosten: totaal € 571.000,-
De brandstofkosten zijn naar boven bijgesteld met € 105.000,- (tractie en personen auto's) vanwege de hoge brandstofprijzen. 
In het kader van de reorganisatie is € 90.000,- extra opgenomen voor af te nemen assessments.
De premie arbeidsongeschiktheidsverzekering (waterschap is eigenrisico drager) is  € 169.000 hoger.
Voor de implementatie omgevingswet is € 73.000,- extra opgenomen.
Voor de organisatie van de "Zeeuwse Watertafel" is € 40.000,- extra opgenomen. 
De bijdrage aan het Waterschapshuis is per saldo met € 25.000 verlaagd in verband met uitkering positief saldo 2021 (€ 39.000) en verhoging bijdrage 2022 ( € 14.000) door de geactualiseerde begroting voor de projecten. 
Overig: Voor onder andere communicatie verkiezingen, KWAL/KAM-zorg, taxateurs grondverwerving, onderhoud overige gebouwen is in totaal € 119.000   extra nodig.
Bijstelling naar beneden van de kosten op basis realisatie voorgaande jaren en besluitvorming van in totaal € 364.000:
Ondersteuning inkoopcoördinatie (exploitatie) € 50.000.
Onderhoud kantoor Middelburg € 100.000.
Informatieveiligheid € 214.000.

Opbrengsten : €  124000 hoger. 
Er zijn lagere opbrengsten  uit de dienstverleningsovereenkomst Sabewa € 30.000 en er is sprake van hogere opbrengsten uit eigendommen € 154.000. 

Toelichting exploitatiekosten programma Bestuur en Organisatie risico's en ontwikkelingen

We verwachten een begrotingstekort door de  actuele prijsstijgingen en de marktontwikkelingen  als gevolg van o.m. de oorlog in Oekraïne en de COVID-maatregelen in met name Azië. De niet-beïnvloedbare kosten voor dit programma (brandstofkosten tractiemiddelen € 105.000,-) zijn hierboven toegelicht, in het voorstel van de 2e begrotingswijziging 2022 is deze post opgenomen. Voor de beïnvloedbare kosten wordt in de 2e begrotingswijziging voorgesteld een bestemmingsreserve te vormen van in totaal € 2,5 miljoen voor alle programma’s. Hiermee kan het reguliere onderhoud zoveel mogelijk worden uitgevoerd.

Met ingang van 1 mei 2022 is de WOO van toepassing. De WOO is de opvolger van Wet Openbaarheid Bestuur (WOB). De WOO heeft als doel om overheden meer transparant en open te maken door informatie aan de voorkant beter beschikbaar te stellen voor burgers, klanten etc. Op dit moment is er een concept plan van aanpak dat voorziet in de implementatie van de WOO. Voor de implementatie van de WOO wordt door het rijk een financiële bijdrage beschikbaar gesteld. Inmiddels is een profiel van een projectleider WOO opgesteld zodat deze kan worden ingehuurd om het plan van aanpak verder uit te werken. 

Na de afronding van de plaatsingsprocedure zal er meer zicht zijn op de frictiekosten die verband houden met de reorganisatie. Deze kosten zullen dan verwerkt worden in een volgende begrotingswijziging.

Toelichting personeelslasten programma Bestuur en Organisatie

Programma Bestuur en Organisatie laat een nadeel van € 359.000 zien. Dit nadeel wordt met name veroorzaakt door inhuur. Het betreft hier inhuur voor openstaande vacatures en vervanging bij ziekte, maar ook inhuur voor projecten als bijvoorbeeld implementatie Omgevingswet. Een deel van de totale overheadskosten, zoals bijvoorbeeld van de managementfuncties, is naar evenredigheid herverdeeld over alle programma's.

De prognose voor inhuur van personeel voor investeringsprojecten is € 450.000 hoger dan begroot (komt mede door het grote aantal vacatures). Deze extra kosten worden volledig geactiveerd.

Toelichting personeelslasten programma Bestuur en Organisatie risico's en ontwikkelingen

Voor alle afdelingen geldt dat vacatures langer open staan dan gebruikelijk. Ten eerste omdat vacatures vanaf schaal 10 tijdelijk niet worden ingevuld vanwege de reorganisatie. Ten tweede omdat het voor veel vacatures moeilijk is om geschikte kandidaten te vinden vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. Dit zorgt ervoor dat de salariskosten lager uitvallen dan begroot en dat geldt ook voor de te activeren kosten.  Het niet invullen van vacatures zorgt er in combinatie met het hoge ziekteverzuim voor dat meer inhuur noodzakelijk is dan begroot.

Een deel van de totale overheadskosten, zoals bijvoorbeeld van de managementfuncties, zijn naar evenredigheid herverdeeld over alle programma's.

Toelichting rente en afschrijving programma Bestuur en Organisatie

Lagere kapitaallasten omdat er op gladheidsbestrijdingsmiddelen niet meer wordt afgeschreven. Deze middelen worden  in juni door Rijkswaterstaat overgenomen tegen de boekwaarde op 1-1-2022 ( voordeel € 204.000). Dit voordeel zal later dit jaar weer teniet worden gedaan, omdat  Rijkswaterstaat dit bij ons in rekening gaat brengen als aandeel in de gladheidsbestrijding.

Verder is er sprake van een stijging van de kapitaallasten voor het aanbrengen van de zonnepanelen € 136.000 .

Bij tractiemiddelen is er een voordeel van € 76.000.

Afwijkingen waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

Investeringen Programma Bestuur en Organisatie

Begroting Prognose Besteed
Bruto € 5.984.000 € 6.491.742
Netto € 5.541.000 € 6.048.580 € 275.000

Toelichting investeringen programma Bestuur & organisatie

Algemeen:

Binnen dit programma spelen nog de nodige problemen zoals het omarmen van procesgericht werken en het ontbreken van één of meerdere (ervaren) projectleiders. Daarnaast ondervinden we binnen dit programma ook de problemen van langere levertijden van materieel (b.v. dienstauto' en tractie). Ondanks dat wijst de huidige prognose uit dat dit jaar meer dan 100% van het geplande investeringsvolume zal worden bereikt.

Ontwikkelingen, risico's en kansen

Ontwikkelingen

De aanbesteding voor de lease van de dienstauto’s is in de afrondende fase. Wel zijn er ook bij lease mogelijk langere levertijden. De kredieten voor de aanschaf van auto’s 2022-2024 zullen mogelijk ingezet gaan worden voor de aanschaf en installatie van elektrische laadpunten. Zodra hierover meer bekend is, zal hiervoor een voorstel gedaan worden (bestedingswijziging kredieten). 

Risico's

Ten aanzien van de nieuwe peilboot zal ook bij aanvang van de ingebruikname voldoende geborgd moeten worden dat op de kennis van de 2 (ingehuurde) medewerkers nog tijdelijk een beroep kan worden gedaan (b.v. gedurende onderhouds-/garantietermijn).Kansen:

Kansen

-

Afwijkingen in krediet en/of planning waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

-

 

Prestatieboom Dienstverlening en draagvlak

Strategisch effect Dienstverlening en draagvlak

Tactische doelstellingen Dienstverlening en draagvlak

Wat willen we bereiken?

Dienstverlening en draagvlak

O
Tevredenheid over het klantcontact

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie vorig jaar
2022 6,5 7 6,8

Bezwaren afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%)

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

 

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie vorig jaar
2022 98 100 100

Vergunningaanvragen afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%)

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

Van de vergunningaanvragen is de eerste maanden van 2022 83 % binnen de wettelijke afhandeltermijn afgehandeld. Dit is lager dan het gestelde doel. Hiervoor zijn een drietal redenen te noemen:

1)    Ondanks inhuur nemen de werkzaamheden ter implementatie van de Omgevingswet veel tijd in beslag;
2)    Ook is de capaciteit voor vergunningverlening nog niet geheel op sterkte i.v.m. openstaande vacatures. Door inhuur is dit niet geheel gecompenseerd; 
3)    De werkzaamheden zijn toegenomen. Zo dienen alle ingediende aanvragen en verleende vergunningen te worden gepubliceerd op www.officiëlebekendmakingen.nl. Ook in de overige maanden van 2022 zal hier nog extra werk aan zijn. Tijdelijk bijkomend werk was er ook doordat vergunningaanvragen met behulp van andere software worden afgehandeld. De oude software (MyCorsa) was niet meer toereikend en omzetting naar het nieuwe systeem kostte tijd. 

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie vorig jaar
2022 98 83 87

Prestatieboom Medewerkers

Strategisch effect Medewerkers

Tactische doelstellingen Medewerkers

Wat willen we bereiken?

Medewerkers

We hebben specifiek aandacht voor de medewerkers van het waterschap. Zij zijn de ogen en oren van het waterschap en onze ambassadeurs. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbestendig personeelsbeleid.

R
Medewerkertevredenheid en -betrokkenheid

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid. De mate van tevredenheid en betrokkenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Onderstaande prestatie heeft een Grijs stoplicht

Het volgende onderzoek vindt in 2023 plaats

Periode Realisatie vorig jaar
2022 6,9

Ziekteverzuim (%)

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid.

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht

Het werkelijke ziekteverzuimcijfer is meer dan twee keer zo hoog als het normpercentage. Het werkelijke ziekteverzuimcijfer is meer dan twee keer zo hoog als het normpercentage. Zaken als corona en de reorganisatie zijn hier mogelijk mede debet aan. In verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het voor de werkgever echter niet toegestaan om te registreren waarom een medewerker zich ziek meldt. Daarom is het niet mogelijk om een specifieke verklaring te geven over de huidige stand van zaken. Om toch meer inzicht te krijgen in deze toename in het verzuimpercentage en in de aard van de ziekmeldingen, is er een onderzoeksvraag uitgezet bij de Arbo Unie met het ver-zoek een analyse van het verzuim te geven. In deze analyse wordt op hoofdlijnen gekeken naar de aard van de klachten die tot ziekmelding leiden, aangevuld met informatie over de achtergrond van ziekmeldingen. Bij de volgende monitor zal duidelijk zijn wat de uitkomsten van deze analyse zijn.           

 

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie vorig jaar
2022 4 8 5,47

Zo gaan we dat doen

Prestatieboom Faciliteiten

Strategisch effect Faciliteiten

Tactische doelstellingen Faciliteiten

Wat willen we bereiken?

Fysieke werkomgeving

We onderzoeken wat de kosten en baten zijn van het aanhouden van twee hoofdkantoren.

O
Medewerkertevredenheid over fysieke werkomgeving

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn. De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

De resultaten komen voort uit de bedrijfsvergelijking Venster voor Bedrijfsvoering die elke 2 jaar wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens zijn niet helemaal vergelijkbaar met 2020 en de jaren daarvoor omdat minder, maar ook andere zaken worden uitgevraagd. Het gepresenteerde cijfer heeft betrekking op die onderdelen die wel vergelijkbaar zijn. Dan blijkt dat de doelstelling voor 2022 niet wordt gehaald en ook lager is dan de meting op deze onderdelen in 2020 (7,7). Er wordt nog onderzocht wat de verklaring hiervoor is en hoe dit kan worden bijgestuurd.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei
2022 7,5 7

Ongevallen met verzuim

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn.Op onze werkvloer doen zich geen ongevallen voor die leiden tot verzuim.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei
2022 0 0

Zo gaan we dat doen

Digitale werkomgeving

R
Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)

In 2023 voldoet onze digitalisering aan de Baseline Basis op orde van de Unie van Waterschappen. We voldoen hiermee aan de maatschappelijke verwachtingen van een moderne overheid.

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht

In het beleid Informatievoorziening(IV) is een visie opgesteld als eerste uitwerking richting de verplichting die in 2018 is aangegaan vanuit de Sectorscan Digitalisering en de hierop gebaseerde Baseline Basis op Orde.

De benoemde thema’s zijn in het beleid informatievoorziening in 4 pijlers ondergebracht:
1. Digitale transformatie: van Digitalisering naar Digitale transformatie.
2. Standaardisatie: Focussen op de kerntaak door ‘dezelfde taal te spreken’.
3. Data-gedreven werken: Beslissingen baseren op juiste en actuele data.
4. Samenwerkingen gericht op gezamenlijke toegevoegde waarde. 

Waarom?
•    Omdat data-gedreven werken ons in staat stelt gerichter en sneller te reageren, beter beleid te ontwikkelen en efficiënter te werken. 
•    Het stelt ons in staat om meer doelgericht, vollediger en adequaat beslissingen te nemen op alle niveaus.
•    Het ondersteunt ons met informatie en kennisuitwisseling binnen onze samenwerkingsverbanden.
Wat levert het op?
•    Grotere wendbaarheid - Snellere en betere reactie omdat de juiste informatie beschikbaar is op het juiste moment.
•    Effectiviteit - Benodigde en toegestane informatie is beschikbaar in de hele keten waardoor informatie op het gewenste moment en zonder onderbrekingen beschikbaar is.
•    Efficiency - Resultaten tegen lagere kosten en met een kortere doorlooptijd doordat informatie gebruikt wordt om bottlenecks in het proces te vinden, stappen te automatiseren en beslissingen te nemen op basis van feiten.
•    Betere beleidsontwikkeling - Beleid en beslissingen worden genomen omdat op basis van informatie met een breder, vollediger en objectiever beeld.
•    Transparantie - Keuzes die onderbouwd en herleid zijn vanuit duidelijke feiten.
•    Kwaliteit - Hogere kwaliteit doordat de acties achteraf of real-time gemeten worden op effectiviteit, efficiëntie en waarde. Datamanagement zorgt voor standaardisatie welk de kwaliteit ten goede komt.

Om tot een goede nulmeting te komen wordt er invulling gegeven aan wat en hoe we gaan meten. De nulmeting moet nog uitgevoerd worden. De planning wordt besproken en geborgd met het nieuwe management. Zowel de nulmeting als de analyse worden in 2022 gerealiseerd. Op basis van de analyse wordt een plan van aanpak opgesteld en op basis van prioriteit geïmplementeerd.

 

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie vorig jaar
2022 60 20 20

Baseline informatieveiligheid Overheid geïmplementeerd (%)

Scheldestromen streeft er naar om ook de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde te hebben met focus op de organisatieonderdelen en processen waar de risico's het grootst zijn. Dit doen we door onze netwerkomgeving en procedures in te richten volgens de richtlijnen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Baseline Informatieveiligheid, BIO).

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht

Vanuit  implementatieplan 2020-2023 en de landelijke audit wordt handen en voeten gegeven aan de opgave om aantoonbaar te groeien in volwassenheid op het gebied van informatieveiligheid.

We zijn ons zeer bewust  van de aanwezige en toegenomen spanningen en bedreigingen op het gebied van cybersecurity. Vanuit het Nationaal Cyber Security Center (NCSC) ontvangen we hierover wekelijks de laatste informatie. Waterschap Scheldestromen is vertegenwoordigd in de betreffende landelijke groepen die op vertrouwelijk niveau informatie uitwisselen (tussen de waterschappen onderling en ketenpartner Rijkswaterstaat.).

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie vorig jaar
2022 60 22 20

Medewerkertevredenheid over digitale werkomgeving

De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

De resultaten komen voort uit de bedrijfsvergelijking Venster voor Bedrijfsvoering die elke 2 jaar wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens zijn niet helemaal vergelijkbaar met 2020 en de jaren daarvoor omdat minder, maar ook andere zaken worden uitgevraagd. Het gepresenteerde cijfer heeft betrekking op die onderdelen die wel vergelijkbaar zijn. Dan blijkt dat de doelstelling voor 2022 niet wordt gehaald en ook lager is dan de meting op deze onderdelen in 2020 (8,1). Er wordt nog onderzocht wat de verklaring hiervoor is en hoe dit kan worden bijgestuurd.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei
2022 7,5 6,9

Zo gaan we dat doen

Prestatieboom Democratisch en rechtmatig

Strategisch effect Democratisch en rechtmatig

Tactische doelstellingen Democratisch en rechtmatig