Programma Bestuur en Organisatie

Het realiseren van de strategienotaprestaties van het programma Bestuur & Organisatie heeft het afgelopen jaar onder druk gestaan. Steeds meer opgaven vragen inzet van allerlei ondersteunende teams en de primaire afdelingen. Per 1 juni helpt de nieuwe organisatiestructuur om dergelijke complexe opgaven voortvarend op te pakken. Met name in de afdeling Bedrijfsvoering, waar lange tijd onvoldoende centrale aansturing is geweest.  Voor alle doelstellingen die nu op 'oranje' of 'rood' staan is inmiddels zicht op verbetering, al kost die verbetering vaak tijd. Ondertussen heeft de hoge werkdruk in de gehele organisatie de aandacht. Het op orde krijgen van de personeelsformatie is  belangrijk om in de gehele organisatie (meer) prestaties te realiseren en de werkdruk acceptabel te houden.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

1) De basis op orde op het gebied van informatisering en informatieveiligheid blijven ver achter op de gestelde doelstellingen. Er is inmiddels het nodige gedaan om de formatie voor deze doelstellingen op orde te brengen en de komende maanden zullen daar op het gebied van informatieveiligheid nog de nodige stappen in worden gezet (binnen de personeelsbegroting 2022).

2) Implementatie Omgevingswet. Door de complexiteit, reikwijdte, impact en urgentie van dit project (ingangsdatum 1 januari 2023) wordt hier hard aan getrokken en moeten er keuzes gemaakt worden ten opzichte van het reguliere werk.

3) De reorganisatie heeft zijn impact gehad op de aansturing, beschikbaarheid en motivatie van onze medewerkers. Complexe vraagstukken zoals de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO) hebben daardoor onvoldoende prioriteit en aandacht gekregen. Er wordt gewerkt aan een plan om alsnog invulling te geven aan deze en andere opgaven.

4) Het ziekteverzuim binnen de organisatie vraagt nadrukkelijk de aandacht. In combinatie met een krappe arbeidsmarkt waardoor vacatures langer open staan, leidt dit in de gehele organisatie tot een hoge werkdruk. Om te investeren in goed personeelsmanagement wordt in de begroting 2023 een versterking van het team personeel & organisatie meegenomen.

In totaal zijn de verwachte externe kosten voor Bestuur en Organisatie € 112.000 lager dan begroot. De verwachte externe opbrengsten zijn gestegen met € 832.000.  De grote stijging van opbrengsten wordt met name verklaard door incidentele meevallers.

In deze prognoses is rekening gehouden met de 2e en 3e begrotingswijziging 2022 waarbij de begroting is verhoogd met een bedrag van in totaal 3,7 mln. om de prijsstijgingen op te vangen. Door deze begrotingswijzigingen kan het reguliere onderhoud/beheerkosten, in lijn met de opvatting van de Algemene Vergadering, zoveel mogelijk worden uitgevoerd. Voor het programma Bestuur & Organisatie betekent dit een verhoging voor de brandstofkosten (tractie) van € 105.000,- via de 3e begrotingswijziging.

Onderstaand een toelichting op de grootste stijgingen en dalingen.

Stijging van de kosten: totaal € 112.000,-

Facilitair, informatisering en automatisering
Bij personenauto's is een voordeel van € 42.000,-. Dit wordt  met name veroorzaakt door minder kosten aan onderhoud door de aanschaf  van nieuwe auto’s de laatste jaren.

De kosten van informatiebeleid en automatisering vallen € 432.000,- (V) lager uit. De grootste posten betreffen de lagere kosten voor informatieveiligheid in 2022 van € 214.000,-, hiertegenover staat een lagere onttrekking uit de voor informatieveiligheid gevormde bestemmingsreserve. Het implementeren van de zogenaamde servicedesk is in de tijd doorgeschoven. De servicedesk geeft inzicht in de beschikbare ICT-middelen en faciliteert een doelmatige personele inzet. We verwachten deze kosten in 2023 uit te geven.

Verder vallen de kosten voor onderhoud door derden lager uit dan begroot omdat abusievelijk bij de begroting 2022 het budget met nogmaals € 214.000,-  was opgehoogd. 
De kosten voor huisvesting vallen € 65.000,- hoger uit.  Hierin zijn extra gas en elektriciteitskosten opgenomen van € 133.000,- . Verder vallen diverse kosten waaronder de onderhoudskosten lager uit. De kosten voor de catering vallen € 40.000,- lager uit door het deels thuiswerken van medewerkers.

Voor Geo- en Hydrografie vallen de kosten € 5.000,- lager uit door diverse oorzaken.  Per saldo  zijn de kosten voor inhuur diensten van derden € 16.000,- lager en vallen de brandstofkosten voor de peilboot € 11.000,- hoger uit door gestegen brandstofprijzen. 

Tractie buitendienst
Voor tractiemiddelen vallen de kosten naar verwachting € 83.000,- hoger uit. Dit betreft een incidentele post van € 120.000,- voor extra onderhoud van de gladheidsbestrijdingsmiddelen ivm de overdracht aan RWS (een zogenaamde nulmeting). Daarnaast is de prognoses dat de kosten voor de tractoren lager uitvallen dan begroot.

Personeelszaken
Bij organisatie/personeelsbeleid en -beheer zullen de kosten € 259.000,- hoger zijn. Dit betreft € 90.000,- aan niet begrote kosten voor assessments ivm de plaatsing van medewerkers in het kader van de reorganisatie. Daarnaast is er sprake van een gestegen verzekeringspremie van € 169.000,- voor  WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) en aansprakelijkheidsverzekering.

Bestuur en communicatie
Bestuur, management en communicatie: per saldo € 17.000,- hogere kosten. Dit betreft o.a. het organiseren van de Zeeuwse watertafel, extra kosten voor interne communicatie als gevolg van de reorganisatie. 

Financiën
De accountantskosten voor de jaarrekening zijn € 14.000,- hoger uitgevallen, extra advisering van de accountant was nodig bij het opstellen van de jaarstukken.

Het jaarrekeningresultaat 2021 van Sabewa is hier voor € 89.000,- aan extra kosten verantwoord voor de aanslagoplegging. Dit maakt onderdeel uit van het totale positieve resultaat van Sabewa van € 196.000,- (zie verder bij opbrengsten).

Juridische zaken
Voor de juridische ondersteuning vallen de kosten € 43.000,- lager uit dan begroot. Dit gaat grotendeels om lagere externe kosten voor de invoering van de Omgevingswet doordat hiervoor personeel is ingehuurd (verantwoord onder personeelslasten).  Aan inkoopadvisering zal € 50.000,- minder worden uitgegeven dan begroot. De extra capaciteit hiervoor is op personeelslasten verantwoord (inhuur).
 
Stijging van de opbrengsten : Totaal €  832.000,-

Voor automatisering er een hogere opbrengst van uit de Dienstverleningsovereenkomst met Sabewa en verkoop van materialen. Aan verhuuropbrengsten inclusief de catering is de opbrengst eveneens hoger dan begroot. In totaal gaat het hier om € 67.000,-

De dienstverleningsovereenkomst met Sabewa is aangepast en het opstellen van de P&C documenten gebeurt nu door Sabewa zelf. De opbrengst is daardoor € 30.000,- lager.

In het positieve jaarresultaat  van sabewa over 2021 is een bedrag opgenomen van € 285.000,- aan invorderingskosten. 

De prognose voor de verkoop van gronden zal naar verwachting bijna € 300.000,- hoger uitvallen dan begroot. Op basis van de realisatie is de verwachting dat de opbrengst eigendommen (waaronder retributies, (erf)pachten, rechten) ruim € 200.000,- hoger zullen uitvallen dan begroot.  Die laatste extra opbrengsten zijn grotendeels structureel.  In de begroting 2023 zullen deze dan ook hoger worden geraamd.

De actuele prijsstijgingen en de marktontwikkelingen  als gevolg van o.m. de oorlog in Oekraïne en de COVID-maatregelen in met name Azië leiden tot hoge kostenstijgingen voor het waterschap. De niet-beïnvloedbare kosten voor dit programma (brandstofkosten tractiemiddelen ) zijn in de 2e begrotingswijziging 2022 opgenomen. Ook de kosten voor drukwerk, brandstof wagenpark (hoewel minder zichtbaar door minder gebruik van de auto’s) en allerlei  inhuur en adviesdiensten stijgen hard.

Met ingang van 1 mei 2022 is de WOO van toepassing. De WOO is de opvolger van Wet Openbaarheid Bestuur (WOB). De WOO heeft als doel om overheden meer transparant en open te maken door informatie aan de voorkant beter beschikbaar te stellen voor burgers, klanten etc. Op dit moment is er een concept plan van aanpak dat voorziet in de implementatie van de WOO. Voor de implementatie van de WOO wordt door het rijk een financiële bijdrage beschikbaar gesteld. Aan een plan van aanpak voor de implementatie wordt gewerkt. Voor de verplichte WOO-functionaris is in de personeelsbegroting 2023 0,5 fte opgenomen. 

Programma Bestuur en Organisatie laat een nadeel van € 94.000 zien. Dit nadeel wordt met name veroorzaakt door inhuur. Het betreft hier inhuur voor openstaande vacatures en vervanging bij ziekte, maar ook inhuur voor projecten als bijvoorbeeld implementatie Omgevingswet. Een deel van de totale overheadskosten, zoals bijvoorbeeld van de managementfuncties, is naar evenredigheid herverdeeld over alle programma's. 

Voor alle afdelingen geldt dat vacatures langer open staan dan gebruikelijk. Ten eerste omdat vacatures vanaf schaal 10 tijdelijk niet werden ingevuld vanwege de reorganisatie. Ten tweede omdat het voor veel vacatures moeilijk is om geschikte kandidaten te vinden vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. Dit zorgt ervoor dat de salariskosten lager uitvallen dan begroot en dat geldt ook voor de te activeren kosten.  Het niet invullen van vacatures zorgt er in combinatie met het hoge ziekteverzuim voor dat meer inhuur noodzakelijk is dan begroot.

Lagere kapitaallasten omdat er op gladheidbestrijdingsmiddelen niet meer wordt afgeschreven. Deze middelen worden  in juni door Rijkswaterstaat overgenomen tegen de boekwaarde op 1-1-2022 ( voordeel € 204.000). Dit voordeel zal later dit jaar weer teniet worden gedaan, omdat  Rijkswaterstaat dit bij ons in rekening gaat brengen als aandeel in de gladheidbestrijding.

Verder is er sprake van een stijging van de kapitaallasten voor het aanbrengen van de zonnepanelen € 136.000.  De warmte koude voorziening en de vloerbedekking voor de hoofdkantoren geven een stijging te zien van €  67.000  , bij de begroting werd er nog vanuit gegaan dat deze nog niet zouden worden afgeschreven.

Lagere kapitaallasten bij de overige tractiemiddelen voor een bedrag van  € 50,000. En ook lagere kapitaallasten voor de bouw van de peilboot € 87.000, in de begroting was daar al een afschrijving voor berekend, deze verschuift nu naar 2023.

Algemeen:

Ontwikkelingen, risico's en kansen

Ontwikkelingen

PRJ1419   Aankoop/vervangen auto's 2022, PRJ1419A    Inruil auto's 2022
Omdat per juli is overgegaan op het leasen van nieuwe auto’s, is geen investering meer nodig voor de aanschaf van nieuwe auto’s, dit is eerder aangekondigd in de monitor.  Het krediet zal bij de jaarrekening 2022 worden afgeraamd.

In de AV van februari 2023 zal een investeringsvoorstel worden voorgelegd over de elektrificatie van het wagenpark. Dit voorstel betreft dan de voorzieningen die gerealiseerd moeten worden  voor het opladen van elektrische auto’s.

Risico's

Ten aanzien van de nieuwe peilboot zal ook bij aanvang van de ingebruikname voldoende geborgd moeten worden dat op de kennis van de 2 (ingehuurde) medewerkers nog tijdelijk een beroep kan worden gedaan (b.v. gedurende onderhouds-/garantietermijn).

Kansen

-

Afwijkingen in krediet en/of planning waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

PRJ1338 Vervangen peilboot Meermin III: de geplande technische afronding te verschuiven van 2022-02 naar 2022-11. Dit vanwege latere levering van benodigde motoren en uit te voeren systeemtesten