Programma Bestuur en Organisatie

Weerstandsvermogen
In april heeft de Algemene Vergadering nieuw reservebeleid vastgesteld. Daarbij is -in lijn met het bestuursakkoord- een weerstandsvermogen van niveau B als uitgangspunt gehanteerd. Aan het einde van het jaar kan pas het weerstandsvermogen voor dit jaar bepaald worden. De verwachting is dat dit eind 2024 boven 2,0 (dus op niveau A) zal uitkomen.

Informatiebeveiliging
Als aanvulling op de voortgang op het gebied van informatiebeveiliging die in de monitor van mei is gemeld, zijn opnieuw diverse verbeteringen uitgevoerd ten behoeve van de informatiebeveiliging. Zoals de uitrol van nieuwe telefoons met extra beveiliging die is afgerond. Nieuwe beveiligingssoftware wordt uitgerold op de servers en er is in samenwerking met RWS een kwetsbaarhedentest op de industriële omgeving (zuiveringen, gemalen etc.) uitgevoerd.

Vergunningverlening
In de eerste 6 maanden van 2024 is 86% van de aangevraagde vergunningen binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Dat is minder dan het gestelde doel. Oorzaak is onder andere personeelsverloop en ziekte van medewerkers. Aan de invulling van vacatures wordt gewerkt. Ook het wegwijs maken van initiatiefnemers in het vernieuwde digitale Omgevingsloket vergde veel tijd van onze medewerkers.

Voortgang op andere prioriteiten benoemd in de begroting 2024

Rechtmatigheidsverantwoording

Ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording (die vanaf het verslagjaar 2025 door het dagelijks bestuur moet worden afgegeven en waarvoor de organisatie dus eind 2024 gesteld moet staan) is een visie op control opgesteld. Voor de opzet en uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle wordt, onder functionele leiding van de concerncontroller, een nieuw team ingericht. Het wervingsproces loopt. Daarnaast wordt in 2024 het intern controleplan opgesteld voor het jaar 2025.
Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording worden de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Scheldestromen (Waterschapswet, artikel 108) en de Controleverordening waterschap Scheldestromen (Waterschapswet, artikel 109) opnieuw opgesteld. De huidige verordeningen komen daarmee te vervallen. Omdat de modelverordeningen vanuit de Unie van Waterschappen pas in het najaar van 2024 beschikbaar komen, wordt verwacht dat de nieuwe verordeningen aan het begin van 2025 aan de algemene vergadering zullen worden aangeboden ter vaststelling (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025). In oktober 2024 zijn in de algemene vergadering, voorafgegaan door een informatieve presentatie in de commissie BEZ, de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Dat betreft het ambitieniveau, de verantwoordings- en rapportagegrens. Deze kaders worden daarna vastgelegd in bovengenoemde verordeningen.

Rekenkamer

De leden van de Rekenkamer zijn in 2024 benoemd. De secretaris van de Rekenkamer is per 1 september gestart. Via een begrotingswijziging zijn de financiële middelen voor de Rekenkamer beschikbaar gesteld. Inmiddels heeft de Rekenkamer een reglement van orde voor de vergaderingen van de rekenkamer vastgesteld als ook het onderzoeksprotocol. Deze documenten zullen ter kennisneming van de algemene vergadering worden gebracht. Na ruggespraak met de commissie BEZ is als start gekozen voor een tweetal onderzoeken: het zg landelijke “Doe mee onderzoek energiebesparing” en het specifieke Scheldestromen onderzoek Wegenbeheer. Voor het “Doe mee-onderzoek” naar energiebesparing heeft het startgesprek met de ambtelijke organisatie plaatsgevonden. Het startgesprek voor het wegenonderzoek moet nog plaatsvinden. Op basis van de informatie uit het startgesprek zal de Rekenkamer de concrete onderzoeksopdracht formuleren.  

Wet Open Overheid
Er wordt gewerkt aan de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO). Uitgangspunt is om zoveel mogelijk de landelijke planning te volgen, zodat gezamenlijk met andere overheden kan worden opgetrokken en goede voorbeelden kunnen worden overgenomen. De landelijke planning is inmiddels opgedeeld in vier tranches. Dat betekent een verandering ten opzichte van wat in de openbaarheidsparagraaf van de begroting 2024 is opgenomen. Volgens de actuele landelijke planning moet op 1 november aan de eerste tranche worden voldaan, inclusief:

• (Wet- en) Regelgeving
• Overige besluiten van algemene strekking
• Vergaderstukken Staten Generaal (niet van toepassing voor het waterschap)
• Organisatie en werkwijze
• Bereikbaarheidsgegevens

Scheldestromen ligt hiervoor op koers. In het vierde kwartaal van 2024 wordt duidelijkheid verwacht over de landelijke planning van de andere drie tranches.

In de periode januari tot medio september 2024 zijn 15 WOO-verzoeken ontvangen, ten opzichte van 16 in heel 2023.

Archiefwet
Het Zeeuws Archief is de formele archivaris van het waterschap. Vanuit deze toezichthoudende rol wordt in principe eens in de 3 jaar, integraal, het kwaliteitsniveau van onze archivering onderzocht. Dit keer was het 5 jaar geleden dat er een onderzoek is uitgevoerd. Op het gebied van archivering zijn in de tussentijd stappen gezet in de ontwikkeling van benodigde beleidslijnen en het beschrijven van processen en werkwijzen. De belangrijkste aanbevelingen uit het recente onderzoek betreffen:

• Het borgen van duurzame toegankelijkheid van informatie met o.a. één centraal archiefsysteem, meer kwaliteitscontroles en het wegwerken van achterstanden (dat laatste was begin 2024 reeds in gang gezet en zal naar verwachting nog t/m 2026 doorlopen);
• Het wendbaarder maken van het team dat zich bezig houdt met DIV (Documentatie en informatievoorziening);
• Het implementeren van een kwaliteitssysteem. 

Diverse acties waren reeds in gang gezet en andere acties worden in het najaar van 2024 uitgewerkt. In de voorjaarsnota 2024 is reeds rekening gehouden met extra kosten voor het archiefsysteem en het inlopen van achterstanden.

Organisatie brede thema’s

De 3-jarige pilot maaien die in 2023 is gestart is tussentijds geëvalueerd wordt in 2024 voortgezet. Twee vacatures voor adviseurs op de overkoepelende thema’s (biodiversiteit, duurzaamheid, etc.) zijn eerder dit jaar uitgezet waarvan er tot nu toe één is ingevuld, waarmee capaciteit beschikbaar komt om de acties uit het bestuursakkoord op te pakken. 

• Informatisering (€ 1.213.000,- hoger): Deze post laat een forse overschrijding zien. Ongeveer de helft daarvan is het gevolg van hogere softwarekosten, met name door meer en duurdere licenties (€ 600.000,-). De kosten voor diensten door derden voor de implementatie van nieuwe software en een externe audit vielen hoger uit (€ 300.000,-). Daarnaast steeg de bijdrage voor het Waterschapshuis (€ 175.000,-) en zijn kosten uit andere budgetten overgeheveld (€ 150.000,-), hiertegenover staan besparingen elders in deze monitor). 
  
  Er zijn reeds diverse acties in gang gezet om toekomstgericht meer inzicht en grip te krijgen op dit budget. Waaronder intensivering van het contractmanagement en ontwikkeling van een releasekalender (om meer zicht te krijgen op de planning van updates en upgrades). Ook is het wijzigingsbeheerproces verbeterd om meer vroegtijdig inzicht te krijgen in benodigde aanpassingen en aanschaf van nieuwe software.

Een nadere toelichting op de afwijkingen: 

• • Hogere (licentie)kosten voor software (€ 600.000,-): Er zijn veel stappen gezet in het updaten en upgraden van verouderde software dat risico's vormde voor de bedrijfszekerheid of informatieveiligheid. Een voorbeeld is de upgrade van het documentmanagementsysteem die nodig was om de continuïteit ervan te waarborgen en de lopende implementatie van Microsoft 365 inclusief archiefmodule. Verder heeft het onderhoudsbeheersysteem (OBS) een essentiële upgrade gekregen. Met deze upgrade nemen de mogelijkheden toe om onderhoudsmanagement verder te professionaliseren bij de afdeling Afvalwaterketen. Andere afdelingen binnen het waterschap gaan gebruik maken van het OBS, zodat zij meer inzicht krijgen in de onderhoudsstatus van hun objecten. De upgrades brengen eenmalige kosten voor installatie en implementatie met zich mee, maar vaak ook structureel hogere licentiekosten. Regelmatig blijkt dat nieuw af te sluiten contracten harder in prijs stijgen dan de inflatie, onder meer omdat informatieveiligheid en wetten zoals de AVG steeds meer eisen aan systemen stellen. Verder hebben, om te kunnen voldoen aan de vereisten van de Omgevingswet, in 2024 twee applicaties naast elkaar gedraaid terwijl er één was begroot (gedurende 2024 wordt één applicatie uitgefaseerd). Een groeiend personeelsbestand zorgt bovendien ook voor een groter aantal benodigde licenties.
  • Kosten voor diensten door derden zijn hoger uitgevallen in verband met kosten van een externe audit op de kernregistraties en omdat in de praktijk blijkt dat voor een deel van de begrote software de implementatiekosten te laag zijn begroot (€ 300.000,-). 
  • De begroting van het Waterschapshuis is geactualiseerd in verband met verlenging van een 15-tal collectieve projecten binnen de programma's. Hiervoor wordt rekening gehouden met een verhoging van onze bijdrage met € 175.000,- (reeds gemeld in de monitor van mei)
  • Ruim € 150.000,- overschrijding is het gevolg van een administratieve overheveling uit andere budgetten (waar dus bij onderstaande budgetten een positief resultaat tegenover staat)
  • Opbrengsten informatisering (€ 76.000,-): Lagere opbrengsten als gevolg van het definitief wegvallen van de opdracht voor de Jarkusmetingen aan de zandige kust voor Rijkswaterstaat. Rijkswaterstaat heeft deze opdracht via een aanbesteding op de markt gezet.
• Automatisering: (€ 176.000,- lager): minder onderhoud en diensten door derden omdat met name is ingezet op ontwikkelingen in de informatisering. Begrote bijdragen aan het Rijk worden betaald uit het budget informatisering. 
• Facilitair (€ 59.000,- hoger): De kosten voor onderhoud en lease van personen- en bestelauto's stijgen sneller dan de inflatie. Ook zijn er onverwachte kosten gemaakt voor reparaties aan de installaties van de hoofdkantoren. Tegenover de hogere kosten staan hogere opbrengsten omdat een externe huurder in Terneuzen langer huurt dan voorzien en door hogere opbrengsten uit dienstverlening aan huurders.
• Bestuur en Bestuursondersteuning (€ 106.000,- lager): De verwachting is dat externe advieskosten voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording lager uitvallen. Tegelijkertijd is de jaarlijkse bijdrage voor de landelijke organisatie van de waterschapsverkiezingen verhoogd. De kosten voor het bestuurlijk gebruikte Notubiz worden vanaf 2024 verantwoord onder informatisering omdat dit onderdeel is geworden van een groter contract van het Waterschapshuis.
• Kwaliteit, Arbo en Milieu (€ 73.000,- lager): Er zijn extra kosten gemaakt voor nieuwe (gas)meters ten behoeve van de veiligheid van onze medewerkers. Daarentegen zijn minder kosten gemaakt voor de implementatie van procesgericht werken. Een app voor het veilig alleen werken wordt administratief verantwoord bij informatisering en leidt daarom tot een voordeel op het KAM-budget.
• Grondzaken (€ 81.000,- lager): Er zijn diverse nieuwe erfpachtcontracten afgesloten.
• Juridische ondersteuning (€ 139.000,- hoger): Vanwege een toenemend aantal juridische procedures, inhuur van zeer specialistische kennis en vertrek medewerkers wordt meer gebruik gemaakt van externe juridische advisering en ondersteuning.
• Personeel en organisatie (€ 244.000,- lager): In de begroting was een bedrag van €150.000 gereserveerd voor opleidingen in het kader van organisatieontwikkeling. Deze zullen echter pas begin 2025 plaatsvinden. Tegenover de lagere kosten staat een lagere onttrekking uit de bestemmingsreserve. Verder worden met name minder kosten gemaakt voor salarisadministratie.
• Communicatie (€ 21.000,- hoger): Er zijn extra kosten gemaakt voor het ontwikkelen van een huisstijl voor de dijkversterkingen en online een uitgebreid platform/ projectwebsite waarop alle informatie over de overkoepelende opgave, het nut en noodzaak van dijkversterkingen en de projectspecifieke informatie gedeeld kan worden. De kosten zijn niet specifiek voor één project en met dijkversterking als waterschapstaak komen ze ten laste van de exploitatie. Daarnaast zijn extra kosten gemaakt voor de bijsluiter bij de aanslagen van 2024 van Sabewa. Dit wordt deels gecompenseerd door lagere kosten op educatie; mede door minder aanvragen van scholen worden er worden minder activiteiten georganiseerd.
• Financiën (€ 1.080.000,- hoger): Sabewa Zeeland gaat over op nieuwe belastingsoftware. Tijdens de overgangssituatie zijn er kosten voor de huidige én nieuwe software, wat tijdelijk tot extra kosten leidt naast de implementatiekosten. De extra kosten komen ten laste van 2024, deze post is opgenomen in de 4e begrotingswijziging 2024 (€ 874.000,-). Door de accountant zijn er tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 diverse aanvullende onderzoeken uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheid. Hierdoor zijn er meer uren gemaakt voor € 31.000,- . Op het gebied van functioneel beheer voor de planning en control applicatie is aan de leverancier om ondersteuning gevraagd, de jaarkosten zijn ingeschat op € 43.000,-. Voor de bijdrage aan Sabewa is rekening gehouden met de bestemming van het jaarresultaat 2023 (-€ 68.000,- ontvangst) en een eerste begrotingswijziging 2024 (€ 197.000,- hogere kosten).

Reserves (€ 1.212.000,- hogere onttrekking):
Er wordt € 241.000,- toegevoegd aan de algemene reserve vanuit het voordeel in de kapitaallasten ten gevolge van schatkistbankieren. Daarentegen wordt er uit de algemene reserve € 729.000,- onttrokken ten behoeve van de voorgestelde begrotingswijziging. De onttrekking uit de bestemmingsreserve voor organisatieontwikkeling € 150.000,- valt lager uit in 2024. Dit budget wordt in 2025 ingezet. Tot slot wordt € 874.000,- onttrokken uit de tarief egalisatiereserve in verband met de bijdrage aan het softwarepakket van Sabewa. Per saldo een hogere onttrekking van € 1.453.000,-. 

• Voor de post toevoeging aan voorzieningen pensioen (oud)bestuurders (€ 140.000,-) geldt dat, zoals elk jaar, niet bekend is of deze benut wordt. Deze wordt bepaald op basis van de marktrente aan het einde van het jaar die door de DNB gepubliceerd wordt. Pas aan het einde van het jaar/begin volgend jaar is dit dus inzichtelijk.
• Een voorstel aan de AV om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief is in voorbereiding en was gepland voor de AV van december 2024. Dit is naar aanleiding van de nieuwe Archiefwet. De behandeling van de nieuwe archiefwet in de Tweede Kamer is uitgesteld tot eind 2024. Daarom zal besluitvorming over toetreding tot de gemeenschappelijke regeling worden uitgesteld tot begin 2025.
• Voor de Rekenkamer is via een begrotingswijziging reeds € 73.000,- toegevoegd. De benutting daarvan zal afhankelijk zijn van de planning en aanpak van de rekenkamer.
• Het waterschap gebruikt ruimte op de steunpunt Grijpskerke (eigendom van de gemeente Veere). Gezien eerdere afspraken was dat tot 2024 (grotendeels) kosteloos. In 2024 wordt naar verwachting een nieuwe huurovereenkomsten gesloten, waarvan de huurprijzen nog niet bekend zijn. Deze zullen in ieder geval leiden tot kostenstijgingen ten opzichte van de huidige situatie.
• De behandeling van grootschalige WOO-verzoeken kan hoge kosten met zich meebrengen, dit is een onzekere factor in de prognoses.
• De werving van de regelanalist (zie voorjaarsnota) is noodzakelijk om de Omgevingswet structureel te borgen in de organisatie. Interbestuurlijke samenwerking is daarbij toekomstig van groot belang. Voor de implementatie van de Omgevingswet wordt de functie van regelanalist getoetst waarna de werving wordt gestart.

Personeelslasten (€ 614.000,- hoger):

Doordat (nog) niet alle openstaande functies ingevuld zijn en hiervoor wordt ingehuurd, vallen de personeelslasten hoger uit dan voorzien. Ook vervanging in verband met ziekte draagt bij aan meer inhuurkosten.

Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn nog niet alle formatieplaatsen ingevuld. We streven ernaar om in 2024 alle nog niet ingevulde formatieplaatsen open te stellen. Op onderdelen wordt menskracht ingehuurd om het werk toch uit te kunnen voeren, wat leidt tot kostenstijgingen zoals in deze monitor is vermeld. 

Risico's die in de begroting zijn beschreven ten aanzien van de AVG, wet banenafspraak en informatiebeveiliging hebben zich tot nu toe niet voorgedaan in 2024.

Rente en afschrijving (€ 241.000,- lager)

De verwachte omslagrente is lager dan waar eerder rekening mee gehouden werd, dit zorgt voor lagere kapitaallasten.

Algemeen

Binnen het programma Bestuur & Organisatie zijn er 14 projecten onderhanden en 2 projecten in voorbereiding. Van de 14 onderhanden projecten lopen er 5 projecten meer dan 6 maanden uit. Er hebben zich sinds de monitor van mei geen grote nieuwe ontwikkelingen voorgedaan.

Ontwikkelingen

• PRJ1338 (Vervangen Peilboot Meermin III); De laatste restpunten na de oplevering worden nog opgelost. Het project heeft een verwachte overschrijding die binnen de 10% blijft.
• Naar aanleiding van het onderzoek naar het behoud van twee hoofdkantoren zijn de drie investeringen in het kantoor Terneuzen kritisch tegen het licht gehouden. Daarbij is gekeken naar de noodzaak om de investeringen uit te voeren in 2024 en de mogelijkheid om deze uit te stellen tot 2025, als de uitkomst van het onderzoek bekend is:
  • De vervanging van de lift (PRJ1586) kan niet worden uitgesteld gezien het risico van het falen van de installatie en de langdurige impact daarvan op het gebruik van het gebouw. Het project wordt voorbereid en de daadwerkelijke vervanging van de lift vindt in het eerste kwartaal van 2025 plaats.
  • De investeringen in de vervanging van de CV (PRJ1425) en vervanging van de regelkast (PRJ1585) zijn onverminderd nodig maar kunnen worden uitgesteld tot 2025. Het risico op falen en/of een grote impact daarvan op de gebruikers van het kantoor is bij deze objecten aanzienlijk kleiner. Als de regelkast uitvalt, kunnen we bijvoorbeeld de temperatuur en de luchtventilatie alleen op één vaste stand instellen.
  • Voor de regelkast van kantoor Terneuzen (PRJ1585) wordt op basis van actuele offertes een kredietoverschrijding verwacht (€ 295.000,- in plaats van € 240.000,-). Zodra duidelijkheid is over het definitief doorgaan van het project (afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek) wordt een aanvraag voor aanvullend krediet aan de AV voorgelegd.
• Het vervangen van de bedrijfsmiddelen (pc, mobiel en tablet) PRJ1545 is verspreid over twee jaar waardoor de verwachte einddatum verschuift van eind 2023 naar eind 2024. De bedrijfsmiddelen zijn inmiddels geleverd.
• Het project PRJ1516 Aankoop en vervangen tractiemiddelen 2022 loopt uit ten gevolge een vertraagde levering van de vrachtwagen, naar verwachting vind de levering maart 2025 plaats.
• PRJ1587 (Overige gebouwen: vervangen werkplekken): Het meubilair op de steunpunten/buitendienstlocaties wordt vervangen zodat het weer aan de actuele ARBO-eisen voldoet. Eerst vindt in 2024 een grondige inventarisatie plaats van wat benodigd is, waarna wordt aanbesteed. De verwachting is dat de levering in 2025 plaatsvindt. Op basis van de actuele aantallen, arbo-eisen en prijzen wordt een overschrijding van het krediet van € 55.000,- verwacht.
• PRJ1589 (Kantoor automatisering: netwerk 2024): Deze investering is gericht op het verbeteren van de IT-infrastructuur en netwerkprestaties samen met PRJ1590 (Kantoor automatisering: netwerk 2025). De toeleveranciers hebben voor november 2024 forse kostenstijgingen op de hardware aangekondigd. Het deel van de aanschaf van de hardware die gepland was voor begroting 2025 (PRJ1590) is in oktober 2024 al gedaan om de kostenstijgingen voor te zijn. De eerdere aanschaf leidt tot een overschrijding op het krediet van 2024 (€ 587.000,- in plaats van € 470.000,-), eenzelfde bedrag is er dan als onderschrijding in 2025.

Risico's

• Met het uitstellen van twee investeringen in het kantoor Terneuzen bestaat het risico dat prijzen stijgen en eerder aangevraagde kredieten niet toereikend zijn wanneer het alsnog uitgevoerd wordt.

Kansen

•  

Exploitatie

• Er wordt een begrotingswijziging voorgesteld voor informatisering. De voorgestelde wijziging betreft een hogere bijdrage aan Sabewa Zeeland (€ 874.000,-), een hogere bijdrage aan het Waterschapshuis (€ 175.000,-), het wegvallen van de inkomsten van de Jarkusmetingen (€ 80.000,-), externe audit op kernregistraties (€ 75.000,-), update documentmanagementsysteem (€ 40.000,-), upgrade en licenties onderhoudsbeheersysteem (€ 125.000,-) en het tijdelijk naast elkaar draaien van twee applicaties voor de Omgevingswet (€ 34.000,-).
• Er wordt tevens een begrotingswijziging voorgesteld voor juridische ondersteuning (€ 200.000,-).
• Geen onttrekking bestemmingsreserve organisatieontwikkeling (€ 150.000,-).

Investeringen

• PRJ1587 (Overige gebouwen: vervangen werkplekken)
  Er wordt een aanvullend krediet aangevraagd van € 55.000,- (oorspronkelijk krediet € 113.000,- bruto/netto).
• PRJ1589 (Kantoor automatisering: netwerk 2024)
  Er wordt een aanvullend krediet aangevraagd van € 117.000,- (oorspronkelijk krediet € 470.000,- bruto/netto).