Bevindingen Boardletter

Op verzoek van de algemene vergadering zijn in dit hoofdstuk de bevindingen in de boardletter terug te vinden. Bij iedere bevinding vindt u de stand van zaken. 

(cf de Boardletter 2023)Waterschap Scheldestromen heeft in boekjaar 2023 de procesbeschrijvingen voor de belangrijkste financiële controleprocessen afgerond, waaruit blijkt hoe deze processen zouden moeten verlopen. Dit achten we een positieve ontwikkeling. Een belangrijk onderdeel binnen de procesbeschrijvingen ontbreekt echter nog, te weten de uitwerking van de “key-controls”. Deze “key-controls” zitten vaak bij de rollen in functiescheiding van controlerend en autoriserende functies.
Belangrijk hierbij is om de "key-controls" zo scherp mogelijk te beschrijven aan de hand van de 6W's (wie, wat, waarom, wanneer, met welke informatie en wat wordt vastgelegd) zodat iedere betrokken functionaris weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast adviseren wij blijvend aandacht te besteden aan het up-to-date houden van deze procesbeschrijvingen. Dit kan bijvoorbeeld door het periodiek uitvoeren van lijncontroles of het periodiek toetsen van processtappen via interne controles.

(cf de Boardletter 2023)Een aantal beleidsdocumenten, zoals het controleprotocol en interne controleprotocol, zijn al (bijna) 10 jaar oud. Het risico bestaat dat beleidsdocumenten verouderd zijn en daarmee niet meer gebaseerd zijn op recente wet- en regelgeving. Wij adviseren om de beleidsdocumenten die al enkele jaren oud zijn tegen het licht te houden en waar nodig te actualiseren.

In de nieuwe nota waardering en afschrijving wordt een nieuwe afschrijvingsmethodiek opgenomen, waardoor er sprake zal zijn van een stelselwijziging. De belangrijkste wijziging in de nieuwe nota waardering en afschrijving is dat projecten het jaar na afronding voor het eerst worden afgeschreven, waarbij tot boekjaar 2022 werd gestart met afschrijven in het jaar nadat projecten 75% gereed waren. We vragen het waterschap deze stelselwijziging getrouw in de jaarrekening te verwerken en toe te lichten.

Tevens vragen we het waterschap om het normenkader voor 2023 te actualiseren en tijdig te laten vaststellen door de AV.

(cf de Boardletter 2023)We hebben geconstateerd dat medewerkers op basis van de budgethoudersregeling de prestatielevering voor inkopen vast moeten leggen. Voor inkopen onder de € 500 is sprake van een verlicht regime. Hiervoor geldt wel een 4-ogen principe qua factuurautorisatie, maar hoeft geen prestatieverklaring te worden gedocumenteerd in het inkoopsysteem.

Uit interne controles blijkt dat er progressie gemaakt wordt omtrent het vastleggen van de prestatielevering ten opzichte van boekjaar 2022, maar blijkt tevens dat de vastlegging van prestatieleveringen nog niet structureel plaatsvindt binnen het inkoopproces. We adviseren daarom om maatregelen te treffen om een nauwkeurige vastlegging van de prestatielevering te waarborgen. Daarbij is het van belang om de naleving van de huidige procesafspraken te blijven monitoren middels interne controles. Indien geconstateerd wordt dat procesafspraken niet nageleefd worden, dient het waterschap vervolgstappen te ondernemen op het gebied van gedrag en cultuur (softcontrols).

(cf de Boardletter 2023)We hebben geconstateerd dat medewerkers op basis van de budgethoudersregeling de prestatielevering voor inkopen vast moeten leggen. Voor inkopen onder de € 500 is sprake van een verlicht regime. Hiervoor geldt wel een 4-ogen principe qua factuurautorisatie, maar hoeft geen prestatieverklaring te worden gedocumenteerd in het inkoopsysteem.

In onze lijncontrole over 2023 constateren we dat de prestatielevering eerder is goedgekeurd dan de feitelijke leverdatum van het product. Hierdoor vindt er feitelijk geen (zichtbare) controle op de prestatielevering plaats. We adviseren maatregelen te treffen om een nauwkeurige controle op de prestatielevering te waarborgen, en daarbij te borgen dat deze controle pas na de levering kan worden verricht.

(cf de Boardletter 2023)We constateren dat het waterschap geen tussentijdse aanbestedingsanalyse heeft uitgevoerd in boekjaar 2023. We adviseren het waterschap om minstens éénmaal per jaar een tussentijdse risicogerichte analyse uit te voeren. Op die manier kan het waterschap eventuele naderende rechtmatigheidsfouten tijdig signaleren en hierop inspelen.

(cf de Boardletter)Verder hebben we geconstateerd dat voor aanbestedingen die niet via Negometrix verlopen, niet altijd een beoordelingsformulier aanwezig is waaruit de aanwezigheid en de overwegingen van het beoordelingsteam blijken.

Daarnaast hebben we vernomen dat het borgen van beoordelingen in het aanbestedingsplatform op de planning staat voor eerste half jaar van 2024.

(cf. de Boardletter 2023)We hebben geconstateerd dat het waterschap een activamodule heeft aangeschaft en geïmplementeerd. We zullen per jaareinde de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde activamodule en de juistheid van de conversie controleren. Daarmee zal de bevinding omtrent de activamodule in 2024 hoogstwaarschijnlijk opgevolgd zijn.

We hebben geconstateerd dat het waterschap een format heeft opgesteld om een gestructureerde en eenduidige voorcalculatie, voortgang op projecten, tussentijdse calculatie en nacalculatie te waarborgen. Het template is sinds september 2023 intern in gebruik genomen door projectbeheerders, maar de werking hiervan kan per interim-datum nog niet door ons worden vastgesteld. We vragen het waterschap om periodiek (interne) controles uit te voeren op het gebruik van dit format.

(cf. de Boardletter 2023)De monitoring van projecten is onderdeel van het werk van de projectleiders. We constateren dat bij het waterschap de structurele onafhankelijke monitoring zich beperkt tot de aspecten tijd en eventuele budgetoverschrijdingen door de inzet van de financieel adviseurs.
Echter, een formele, structurele en onafhankelijke monitoring van de (investerings)projecten ontbreekt. Er is bijvoorbeeld geen projectcontroller aangesteld die verantwoordelijk is voor het onderkennen en beheersen van projectrisico’s en het borgen van een doelmatige uitvoering van projecten. We adviseren het waterschap om in ieder geval voor de grootste projecten een onafhankelijke structurele monitoring van projecten te laten plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld door een projectcontroller aan te stellen.

(cf de Boardletter 2023)We verzoeken het waterschap, conform onze rapportages over vorig jaar, om de calculatie van de hoogte van de voorziening dubieuze belastingvorderingen op te laten stellen door SaBeWa Zeeland, omdat deze gemeenschappelijke regeling beschikt over betrouwbaardere ervaringscijfers omtrent het betalingsgedrag van belastingdebiteuren. Daarnaast verzoeken we te borgen dat de accountant van SaBeWa Zeeland deze calculatie meeneemt in haar controle, en daarbij nieuwe afspraken tijdig te concretiseren in het controleprocotol.