Programma Bestuur en Organisatie

Weerstandsvermogen
In april heeft de Algemene Vergadering nieuw reservebeleid vastgesteld. Daarbij is -in lijn met het bestuursakkoord- een weerstandsvermogen van niveau B als uitgangspunt gehanteerd. Aan het einde van het jaar kan pas het weerstandsvermogen voor dit jaar bepaald worden. De verwachting is dat dit eind 2024 boven 2,0 (dus op niveau A) zal uitkomen.

Informatiebeveiliging
In het eerste kwartaal van 2024 zijn diverse verbeteringen uitgevoerd ten behoeve van de informatiebeveiliging. Er is gestart met de vervanging van telefoons, waarmee meteen diverse nieuwe beveiligingsmaatregelen zijn toegepast. Ook een aangepaste beveiliging van de mail is uitgerold.  Er zijn zogenaamde PEN-testen uitgevoerd om onafhankelijk mogelijke kwetsbaarheden in ons netwerk te inventariseren. Het proces voor het melden, registreren en achteraf analyseren van beveiligingsmeldingen en -incidenten is verbeterd met behulp van de interne servicedesk. 

Voortgang op andere prioriteiten benoemd in de begroting 2024

Rechtmatigheidsverantwoording
Ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording (die vanaf het verslagjaar 2025 door het dagelijks bestuur moet worden afgegeven en waarvoor de organisatie dus eind 2024 gesteld moet staan) wordt een visie op control voorbereid. De werving van benodigde functionarissen is inmiddels gestart. Ook wordt gewerkt aan de actualisatie van diverse financiële verordeningen en beleidsstukken (waaronder het reservebeleid dat is vastgesteld in de AV van april 2024). In het najaar van 2024 zal de commissie BEZ uitgebreider worden geïnformeerd over de aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording. 

Rekenkamer
De leden van de onafhankelijke rekenkamer zijn in 2024 benoemd en via een begrotingswijziging zijn financiële middelen voor de rekenkamer beschikbaar gesteld.

Wet Open Overheid
Er wordt gewerkt aan de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO). Uitgangspunt is om zoveel mogelijk de landelijke planning te volgen, zodat gezamenlijk met andere overheden kan worden opgetrokken en goede voorbeelden kunnen worden overgenomen. De Rijksoverheid is echter nog bezig met het vastleggen van de definities en uitwerking van de informatie die actief openbaar moet worden gemaakt, inclusief de planning van wanneer de verschillende categorieën informatie uit de WOO actief openbaar moeten worden gemaakt.  De komende periode wordt gewerkt aan de basisvoorwaarden om de WOO uit te kunnen voeren en actieve openbaarmaking van een viertal categorieën waarvan de definities al wel helder zijn:
- Organisatiegegevens (reeds openbaar)
- Vergaderstukken AV (reeds openbaar)
- Convenanten
- WOO-verzoeken.

Organisatie brede thema’s
De 3-jarigepilot maaien die in 2023 is gestart is tussentijds geëvalueerd wordt in 2024 voortgezet. Twee vacatures voor adviseurs op de overkoepelende thema’s (biodiversiteit, duurzaamheid, etc.) zijn inmiddels uitgezet, waarmee de capaciteit beschikbaar komt om de acties uit het bestuursakkoord op te pakken. 

• Educatie (€30.000 V): De uitgaven voor educatie vallen € 30.000,- lager uit. Als gevolg van nieuw ontstane handelswijzen op scholen en  beperkte beschikbaarheid van eigen medewerkers om locaties open te stellen worden er minder activiteiten georganiseerd. Zo is bijvoorbeeld de Battle of the Beach komen te vervallen. Ook organiseren scholen minder watergerelateerde educatieactiviteiten met als gevolg dat er minder beroep gedaan wordt op onze freelancemedewerkers.
• Communicatie (€52.000 N): De kosten voor de bijsluiter over de waterschapsbelastingen bij de aanslagoplegging door Sabewa zijn hoger uitgevallen dan begroot. Verder zijn communicatiekosten gemaakt voor algemene communicatie voor het HWBP programma die niet op een specifiek project geactiveerd kunnen worden. De kosten voor onderhoud en hosting van de website vallen dit jaar hoger uit, een deel hiervan kan waarschijnlijk worden opgevangen binnen het budget.
• Informatisering (€175.000 N): De begroting van het Waterschapshuis is geactualiseerd in verband met verlenging van een 15-tal collectieve projecten binnen de programma's. Hiervoor wordt rekening gehouden met een verhoging van onze bijdrage met €175.000 euro.

• Accountant (€ 10.000 N): Door de accountant zijn er tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 diverse aanvullende onderzoeken uitgevoegd in het kader van de rechtmatigheid. Hierdoor zijn er meer uren gemaakt.

• Belastingheffing (€129.000 N): Voor de bijdrage aan Sabewa is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het jaarresultaat 2023 en een eerste begrotingswijziging 2024. Op basis van de concept jaarrekening zal het waterschap nog  € 68.000,- ontvangen. Voor 2024 wordt echter rekening gehouden met een begrotingswijziging met een verhoging van de bijdrage voor Scheldestromen van € 197.000,-. De definitieve vaststelling van de begrotingswijziging 2024 zal plaatsvinden in het Algemeen Bestuur van Sabewa van september 2024.

• Omgevingswet (€ 110.000 V): het budget voor de implementatie Omgevingswet wordt niet benut voor externe kosten, maar voor inhuurkosten. Deze zijn toegelicht bij de personeelslasten.

• Juridische ondersteuning (€ 100.000 N): Vanwege een toenemend aantal juridische procedures en vanwege beperkte capaciteit en vertrek van medewerkers wordt meer gebruik gemaakt van externe juridische adviezen en ondersteuning.

• Afsluiten verzekeringen (€ 64.000 N): Vanwege taxatiekosten ten behoeve van de opstalverzekering wordt meer uitgegeven dan geprognotiseerd.

• Facilitaire zaken (€ 56.000 V): Er zijn extra kosten gemaakt voor niet-voorziene vervanging van apparatuur voor de catering / bedrijfsrestaurants. Daar tegenover staat een bijstelling van de prognose voor de kosten van vakliteratuur en printen/kopiëren. Een onzekere factor is de uitkomst van de lopende aanbesteding voor de printers/kopieerapparaten.

• De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is waarschijnlijk vertraagd tot januari 2026. Omdat de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief hier relatie mee heeft, is de verwachting dat ook dit pas in 2026 zal plaatsvinden. Vanaf dat moment ontstaat een btw-voordeel ten opzichte van de huidige situatie.
• In de begroting was aangekondigd dat in 2024 de mogelijkheden worden bezien om commissie en AV-vergaderingen live uit te zenden. Omdat een deel van de benodigde techniek locatiegebonden is, wordt de uitkomst van het onderzoek naar de twee hoofdkantoren afgewacht voordat dit wordt gerealiseerd.
• In 2024 wordt veel aandacht besteed aan de werving van nieuwe medewerkers, onder meer voor het HWBP. Mogelijk leidt dit tot meer kosten voor (arbeidsmarkt)communicatie dan begroot.
• Voor de post toevoeging aan voorzieningen pensioen (oud)bestuurders (140.000 euro) geldt dat, zoals elk jaar, niet bekend is of deze benut wordt. Deze wordt bepaald op basis van de marktrente aan het einde van het jaar die door de DNB gepubliceerd wordt. Pas aan het einde van het jaar/begin volgend jaar is dit dus inzichtelijk.
• Voor de Rekenkamer is via een begrotingswijziging reeds 73.000 euro toegevoegd. De benutting daarvan zal afhankelijk zijn van de planning en aanpak van de rekenkamer.
• Voor de voorbereiding van de af te geven rechtmatigheidsverklaring vanaf verslagjaar 2025, is in de begroting rekening gehouden met maximaal 75.000 euro aan eenmalige implementatiekosten. Dit wordt onder meer gebruikt voor advisering door de adviestak van de accountant. In april 2024 is de werving van 3 medewerkers gestart die een belangrijke rol gaan spelen in de implementatie en uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Het tempo waarin de werving verloopt bepaalt mede hoeveel beroep er op externe partijen moet worden gedaan.
• Het waterschap gebruikt ruimte op de steunpunten Grijpskerke (eigendom van de gemeente Veere) en Mauritsfort (eigendom van de Provincie Zeeland). Gezien eerdere afspraken was dat tot 2024 (grotendeels) kosteloos. In 2024 worden nieuwe huurovereenkomsten gesloten, waarvan de huurprijzen nog niet bekend zijn. Deze zullen in ieder geval leiden tot kostenstijgingen ten opzichte van de huidige situatie.
• De afhandeling van een grootschalig WOO-verzoek wordt uitbesteed. Omdat de daadwerkelijke kosten nog onzeker zijn is dit niet meegenomen in de prognoses.
• Diverse ontwikkelingen zijn in gang gezet om de informatisering in lijn te brengen met landelijke standaarden en (nieuwe) wetgeving zoals de archiefwet. Ook is gestart met een externe toets van de belangrijkste systemen waarin het waterschap haar data opslaat. Als deze ontwikkelingen in het huidige tempo kunnen worden voortgezet, kan dit in 2024 leiden tot € 250.000 hogere informatiseringskosten dan begroot. Mogelijk kan een deel hiervan worden gedekt door een jaarrekeningoverschot van Het Waterschapshuis over het jaar 2023 als gevolg van het doorschuiven van projecten.  Bij de monitor van september zal worden bezien of de ontwikkeling zich in dit tempo voortzet en of dit door meevallers gedekt kan worden.

Personeelslasten zijn gelijk aan de begroting

De prognose op personeelslasten is vooralsnog niet bijgesteld. Wel zijn er verschuivingen zichtbaar door inhuur ten behoeve van openstaande vacatures en vervanging in verband met ziekte en ouderschapsverlof. 

Binnen de afdeling bedrijfsvoering zijn nog niet alle formatieplaatsen ingevuld. We streven ernaar om in 2024 alle nog niet ingevulde formatieplaatsen open te stellen. Op onderdelen wordt menskracht ingehuurd.

Rente en afschrijving (€ 108.000,- hoger)

Hogere kapitaallasten op tractiemiddelen ad € 80.000,-, daarnaast per saldo 28.000,- hogere kapitaallasten op diverse projecten.

Algemeen

Binnen het programma Bestuur & Organisatie zijn er 14 projecten onderhanden en 2 projecten in voorbereiding. Van de 14 onderhanden projecten lopen er 4 projecten meer dan 6 maanden uit. Het project PRJ1516 Aankoop en vervangen tractiemiddelen 2022 loopt uit ten gevolge een vertraagde levering van de vrachtwagen, naar verwachting vind de levering november 2024 plaats. Het vervangen van de bedrijfsmiddelen (pc, mobiel en tablet) PRJ1545 is verspreid over twee jaar waardoor de verwachte einddatum verschuift van eind 2023 naar eind 2024. PRJ1425 en PRJ1585 zijn uitgesteld naar 2025 in afwachting van besluitvorming over huisvesting van de kantoren Terneuzen en Middelburg.

Bij project PRJ1585 is er een kredietoverschrijding te verwachten. Het betreft een overschrijding van € 55.000,-. Project PRJ1338 Vervangen Peilboot Meermin III heeft een verwachte overschrijding die binnen de 10% blijft.

Ontwikkelingen

• PRJ1338 (Vervangen Peilboot Meermin III); De laatste restpunten na de oplevering worden nog door de werf opgelost. 
• Naar aanleiding van het onderzoek naar het behoud van twee hoofdkantoren zijn de drie investeringen in het kantoor Terneuzen kritisch tegen het licht gehouden. Daarbij is gekeken naar de noodzaak om de investeringen uit te voeren in 2024 en de mogelijkheid om deze uit te stellen tot 2025, als de uitkomst van het onderzoek bekend is:
  • De vervanging van de lift (PRJ1586) niet kan worden uitgesteld gezien het risico van het falen van de installatie en de langdurige impact daarvan op het gebruik van het gebouw. Deze investering zal daarom conform planning in 2024 worden uitgevoerd.
  • De investeringen in de vervanging van de CV (PRJ1425) en vervanging van de regelkast (PRJ1585) zijn onverminderd nodig maar kunnen worden uitgesteld tot 2025. Het risico op falen en/of een grote impact daarvan op de gebruikers van het kantoor is bij deze objecten aanzienlijk kleiner.
  • Voor de regelkast van kantoor Terneuzen (PRJ1585) wordt op basis van actuele offertes een kredietoverschrijding verwacht (€295.000 in plaats van €240.000). Zodra duidelijkheid is over het definitief doorgaan van het project (zie hierboven) wordt een aanvraag voor aanvullend krediet aan de AV voorgelegd.

Risico's

• Met het uitstellen van twee investeringen in het kantoor Terneuzen bestaat het risico dat prijzen stijgen en eerder aangevraagde kredieten niet toereikend zijn wanneer het alsnog uitgevoerd wordt.
• PRJ1587 (Overige gebouwen: vervangen werkplekken): Het meubilair op de steunpunten/buitendienstlocaties wordt vervangen zodat het weer aan de actuele ARBO-eisen voldoet. Eerst vindt in 2024 een grondige inventarisatie plaats van wat benodigd is, waarna wordt aanbesteed. Gezien de actuele levertijden is de kans groot dat levering pas in 2025 plaatsvindt.

Kansen

• -

Exploitatie

• -

Investeringen

• -