Bevindingen Boardletter

Op verzoek van de algemene vergadering zijn in dit hoofdstuk de bevindingen in de boardletter terug te vinden. Bij iedere bevinding vindt u de stand van zaken. 

(cf de Boardletter 2023)Waterschap Scheldestromen heeft in boekjaar 2023 de procesbeschrijvingen voor de belangrijkste financiële controleprocessen afgerond, waaruit blijkt hoe deze processen zouden moeten verlopen. Dit achten we een positieve ontwikkeling. Een belangrijk onderdeel binnen de procesbeschrijvingen ontbreekt echter nog, te weten de uitwerking van de “key-controls”. Deze “key-controls” zitten vaak bij de rollen in functiescheiding van controlerend en autoriserende functies.
Belangrijk hierbij is om de "key-controls" zo scherp mogelijk te beschrijven aan de hand van de 6W's (wie, wat, waarom, wanneer, met welke informatie en wat wordt vastgelegd) zodat iedere betrokken functionaris weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast adviseren wij blijvend aandacht te besteden aan het up-to-date houden van deze procesbeschrijvingen. Dit kan bijvoorbeeld door het periodiek uitvoeren van lijncontroles of het periodiek toetsen van processtappen via interne controles.

Stand van zaken:

De organisatie is bezig met de uitwerking van de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen in de processen die het belangrijkst zijn in het kader van de rechtmatigheid.  Dit wordt uitgevoerd als onderdeel van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. 

(cf de Boardletter 2023)Een aantal beleidsdocumenten, zoals het controleprotocol en interne controleprotocol, zijn al (bijna) 10 jaar oud. Het risico bestaat dat beleidsdocumenten verouderd zijn en daarmee niet meer gebaseerd zijn op recente wet- en regelgeving. Wij adviseren om de beleidsdocumenten die al enkele jaren oud zijn tegen het licht te houden en waar nodig te actualiseren.

In de nieuwe nota waardering en afschrijving wordt een nieuwe afschrijvingsmethodiek opgenomen, waardoor er sprake zal zijn van een stelselwijziging. De belangrijkste wijziging in de nieuwe nota waardering en afschrijving is dat projecten het jaar na afronding voor het eerst worden afgeschreven, waarbij tot boekjaar 2022 werd gestart met afschrijven in het jaar nadat projecten 75% gereed waren. We vragen het waterschap deze stelselwijziging getrouw in de jaarrekening te verwerken en toe te lichten.

Tevens vragen we het waterschap om het normenkader voor 2023 te actualiseren en tijdig te laten vaststellen door de AV.

Stand van zaken

Na de Nota weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen (vastgesteld in de AV van april) en de lopende actualisatie van de Nota waarderen en afschrijven van activa worden in 2024 nog 4 belangrijke nota’s geactualiseerd en aan de AV voorgelegd.  Deze beleidsnota’s en verordeningen hebben betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2025 gaat gelden. Voor de actualisering wordt extra capaciteit ingehuurd.

De actualisatie van de volgende documenten wordt voor het 2e halfjaar 2024  voorbereid:

• Normenkader,
• Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie,
• Controleverordening,
• Controleprotocol voor de accountantscontrole.

(cf de Boardletter 2023)We hebben geconstateerd dat medewerkers op basis van de budgethoudersregeling de prestatielevering voor inkopen vast moeten leggen. Voor inkopen onder de € 500 is sprake van een verlicht regime. Hiervoor geldt wel een 4-ogen principe qua factuurautorisatie, maar hoeft geen prestatieverklaring te worden gedocumenteerd in het inkoopsysteem.

Uit interne controles blijkt dat er progressie gemaakt wordt omtrent het vastleggen van de prestatielevering ten opzichte van boekjaar 2022, maar blijkt tevens dat de vastlegging van prestatieleveringen nog niet structureel plaatsvindt binnen het inkoopproces. We adviseren daarom om maatregelen te treffen om een nauwkeurige vastlegging van de prestatielevering te waarborgen. Daarbij is het van belang om de naleving van de huidige procesafspraken te blijven monitoren middels interne controles. Indien geconstateerd wordt dat procesafspraken niet nageleefd worden, dient het waterschap vervolgstappen te ondernemen op het gebied van gedrag en cultuur (softcontrols).

Stand van zaken:

Het vastleggen van een prestatieverklaring kan niet door het huidige softwaresysteem worden afgedwongen. In 2024 wordt de aanbesteding van een nieuw financieel systeem voorbereid, hierin zat het afdwingen van geautomatiseerde procescontroles als selectiecriterium worden opgenomen. Bij de implementatie van de interne controlefunctie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zal tevens de 2e-lijnscontrole worden verstevigd.

(cf de Boardletter 2023)We hebben geconstateerd dat medewerkers op basis van de budgethoudersregeling de prestatielevering voor inkopen vast moeten leggen. Voor inkopen onder de € 500 is sprake van een verlicht regime. Hiervoor geldt wel een 4-ogen principe qua factuurautorisatie, maar hoeft geen prestatieverklaring te worden gedocumenteerd in het inkoopsysteem.

In onze lijncontrole over 2023 constateren we dat de prestatielevering eerder is goedgekeurd dan de feitelijke leverdatum van het product. Hierdoor vindt er feitelijk geen (zichtbare) controle op de prestatielevering plaats. We adviseren maatregelen te treffen om een nauwkeurige controle op de prestatielevering te waarborgen, en daarbij te borgen dat deze controle pas na de levering kan worden verricht.

Stand van zaken:

Het vastleggen van een prestatieverklaring kan niet door het huidige softwaresysteem worden afgedwongen. In 2024 wordt de aanbesteding van een nieuw financieel systeem voorbereid, hierin za het afdwingen van geautomatiseerde procescontroles als selectiecriterium worden opgenomen. Bij de implementatie van de interne controlefunctie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zal tevens de 2e-lijnscontrole worden verstevigd.

(cf de Boardletter 2023)We constateren dat het waterschap geen tussentijdse aanbestedingsanalyse heeft uitgevoerd in boekjaar 2023. We adviseren het
waterschap om minstens éénmaal per jaar een tussentijdse risicogerichte analyse uit te voeren. Op die manier kan het waterschap
eventuele naderende rechtmatigheidsfouten tijdig signaleren en hierop inspelen.

Stand van zaken: 

Een tussentijdse aanbestedingsanalyse heeft in 2023 niet plaatsgevonden. Dit heeft te maken met de beschikbare capaciteit binnen het team Inkoop en meerdere openstaande vacatures.  Om deze taak in 2024 te realiseren zijn 3 inkoopmedewerkers  ingehuurd totdat het team vaste krachten compleet is. Ondertussen worden bestaande medewerkers getraind om de aanbestedingsanalyse goed zelf uit te kunnen voeren. In 2024 zijn de tussentijdse spendgesprekken voor april/mei en september/oktober gepland.

(cf de Boardletter)Verder hebben we geconstateerd dat voor aanbestedingen die niet via Negometrix verlopen, niet altijd een beoordelingsformulier aanwezig is waaruit de aanwezigheid en de overwegingen van het beoordelingsteam blijken.

Daarnaast hebben we vernomen dat het borgen van beoordelingen in het aanbestedingsplatform op de planning staat voor eerste half jaar van 2024.

Stand van zaken:

In 2024 zijn we volledig overgegaan naar het aanbestedingsplatform Mercell. De gebruikers hiervan werken zich steeds verder in om alle ingebouwde tools te gebruiken. Hiervoor worden ook trainingen gevolgd. Doormiddel van het analyseren van de spenddata en de periodieke consultgesprekken van de inkoopadviseurs met de afdelingen kunnen mogelijk inkopen aan het licht komen die niet volgens het proces zijn verlopen. Bij de bestellers in de organisatie wordt actief aandacht besteed aan het juist gebruiken van het aanbestedingsplatform. Wij denken dat het restrisico hiermee is gemitigeerd tot een normaal niveau.

(cf. de Boardletter 2023)We hebben geconstateerd dat het waterschap een activamodule heeft aangeschaft en geïmplementeerd. We zullen per jaareinde de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde activamodule en de juistheid van de conversie controleren. Daarmee zal de bevinding omtrent de activamodule in 2024 hoogstwaarschijnlijk opgevolgd zijn.

Stand van zaken: 

De geautomatiseerde activamodule is in 2023 geïmplementeerd en is voor het eerst in de begroting 2024 en de jaarrekening 2023 gebruikt. De huidige software is in staat dit voor afgeronde projecten uit te voeren, voor onderhanden projecten biedt de huidige software geen mogelijkheden. Deze functionaliteit wordt meegenomen bij de aanbesteding van het nieuwe financieel pakket dat in 2024 wordt voorbereid.

We hebben geconstateerd dat het waterschap een format heeft opgesteld om een gestructureerde en eenduidige voorcalculatie, voortgang op projecten, tussentijdse calculatie en nacalculatie te waarborgen. Het template is sinds september 2023 intern in gebruik genomen door projectbeheerders, maar de werking hiervan kan per interim-datum nog niet door ons worden vastgesteld. We vragen het waterschap om periodiek (interne) controles uit te voeren op het gebruik van dit format.

Stand van zaken: 

In februari 2024 zijn ambtelijk de startdocumenten voor de (investerings)projecten voor 2026 afgerond. In de definitiefase en de volgende fasen wordt het template gebruikt met onder meer de uniforme ramingsmethodiek. Omdat voor deze projecten de procestappen met tussentijdse calculatie en nacalculatie nog in het verschiet liggen zal de uiteindelijke werking van het template met de uniforme ramingsmethodiek pas over enige tijd (2026 e.v.) vastgesteld kunnen worden.

(cf. de Boardletter 2023)De monitoring van projecten is onderdeel van het werk van de projectleiders. We constateren dat bij het waterschap de structurele onafhankelijke monitoring zich beperkt tot de aspecten tijd en eventuele budgetoverschrijdingen door de inzet van de financieel adviseurs.
Echter, een formele, structurele en onafhankelijke monitoring van de (investerings)projecten ontbreekt. Er is bijvoorbeeld geen projectcontroller aangesteld die verantwoordelijk is voor het onderkennen en beheersen van projectrisico’s en het borgen van een doelmatige uitvoering van projecten. We adviseren het waterschap om in ieder geval voor de grootste projecten een onafhankelijke structurele monitoring van projecten te laten plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld door een projectcontroller aan te stellen.

Stand van zaken: 

We onderschrijven het belang van projectcontrol. Voor de onafhankelijke structurele monitoring van de (investerings) projecten wordt projectcontrol verder uitgewerkt door het aanstellen van een projectcontroller binnen het waterschap.

(cf de Boardletter 2023)We verzoeken het waterschap, conform onze rapportages over vorig jaar, om de calculatie van de hoogte van de voorziening dubieuze belastingvorderingen op te laten stellen door SaBeWa Zeeland, omdat deze gemeenschappelijke regeling beschikt over betrouwbaardere ervaringscijfers omtrent het betalingsgedrag van belastingdebiteuren. Daarnaast verzoeken we te borgen dat de accountant van SaBeWa Zeeland deze calculatie meeneemt in haar controle, en daarbij nieuwe afspraken tijdig te concretiseren in het controleprocotol.

Stand van zaken:

Het waterschap is met SaBeWa Zeeland in gesprek om de hoogte van de voorziening dubieuze belastingvorderingen te laten berekenen door  SaBeWa Zeeland. SaBeWa Zeeland heeft aangegeven dat dit voorlopig nog niet haalbaar is vanwege de werkzaamheden/werkdruk in het eerste kwartaal en heeft toegezegd om te onderzoeken op welke termijn dit wel haalbaar zal zijn.