Programma Bestuur en Organisatie

In maart 2023 hebben de verkiezingen plaatsgevonden. Het Centraal Stembureau heeft op 23 maart de definitieve uitslag van de verkiezingen voor waterschap Scheldestromen vastgesteld en geconstateerd dat de verkiezingen eerlijk zijn verlopen. In 2019 was het opkomstpercentage 54,6%. Dit jaar is dat 57,7%. Met de lokale en landelijke communicatiecampagne is het waterschapswerk de afgelopen tijd erg zichtbaar gemaakt en zijn de verkiezingen onder de aandacht gebracht. De Open dag op kantoor Middelburg en de zuivering in Terneuzen was daar onderdeel van. Dat uit zich onder andere in een hoge opkomst, maar heeft naar verwachting ook in algemene zin bijgedragen aan de bekendheid met de taken van het waterschap.

Toelichting afwijking op prestatie-indicatoren

• Het landelijke medewerkertevredenheidsonderzoek vindt in het najaar van 2023 plaats. De tevredenheid van burgers over het schriftelijk klantcontact is het eerste kwartaal niet gemeten, omdat de software die voor de meting werd gebruikt niet meer wordt ondersteund.
• Het ziekteverzuim in de organisatie is weliswaar nog hoger dan de doelstelling, maar wel dalende en lager dan vorig jaar. Dat heeft een positieve invloed op de beschikbaarheid van medewerkers om het werk uit te voeren. Vrijwel alle leidinggevende functies zijn inmiddels (structureel of tijdelijk) ingevuld in de organisatie, wat bijdraagt aan de sturing op een laag ziekteverzuim (preventie en verzuimbegeleiding). Diverse lang openstaande vacatures bij team Personeel & Organisatie blijven een risico voor ontwikkelingen op het gebied van personeelsmanagement.
• Voor het tijdig behandelen van vergunningaanvragen is de stijgende lijn ingezet ten opzichte van 2022, hoewel de gestelde doelstelling nog niet gehaald wordt. Bezwaren zijn alle binnen de wettelijke termijn afgehandeld.
• In de jaarverslaggeving 2022 is geconstateerd dat veel ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid toen geen doorgang konden vinden omdat plannen herijkt moesten worden en de vacatures voor benodigde menskracht lange tijd vacant waren. Voor informatievoorziening zijn de vacatures ingevuld, voor informatieveiligheid moet dit deels nog gebeuren. Dat vertaalt zich terug in de prestaties. De prestatie voor de informatievoorziening (baseline basis op orde) is na stagnatie in de afgelopen jaren weer stijgende, met name op het gebied van data in de kernregistraties en de uitwisseling van gegevens met andere organisaties. Voor informatieveiligheid is de stijging nog minimaal. De plannen om aan de landelijke wetgeving en normen te voldoen zijn inmiddels herijkt. De implementatie zal naar verwachting een doorlooptijd hebben tot en met 2026. 
• Met de inrichting van een servicedesk voor automatisering en facilitaire dienst in 2023 wordt gestreefd naar het verder verbeteren van de interne dienstverlening en zal tevens een stap worden gezet in de doelstelling voor informatieveiligheid. 
• Er vindt volgens de landelijke planning in 2023 geen meting van de landelijke benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering plaats waarmee de tevredenheid over de digitale en fysieke werkomgeving wordt gemeten.
• Het landelijke medewerkertevredenheidsonderzoek vindt in het najaar van 2023 plaats. De tevredenheid van burgers over het schriftelijk klantcontact is het eerste kwartaal niet gemeten, omdat de software die voor de meting werd gebruikt niet meer wordt ondersteund.

Externe kosten (€ 40.000,- hoger)

• Telefonie: Op basis van een analyse van het mobiele telefonie en internetgebruik van 2022, is geconcludeerd dat het gebruik na opheffing van de Corona lock downs (waarin mensen veel thuiswerkten op de wifi) minder is gestegen dan werd verwacht € 150.000,- lager);
• De kosten voor de landelijke WOZ-bijdrage vallen lager uit dan begroot. In de begroting 2023 was nog geen rekening gehouden met het besluit de WOZ-bijdragen kosten voor de waterschappen te verlagen (€ 267.000,- lager);
• Voor de bijdrage aan Sabewa is voorts rekening gehouden met hogere kosten voor de nog vast te stellen begrotingswijziging bij Sabewa (€ 416.000,- hoger);.
• Voor de uitvoering van de verplichte audit van de Wet Politiegegevens (WPG) is de prognose verhoogd, deze was niet eerder begroot (€ 20.000,- hoger);
• De prognose voor de contributie voor het Waterschapshuis is verhoogd met € 225.000 ,- naar aanleiding van geactualiseerde begroting (behandeld in de AV van 28 maart 2023). Daarentegen leidt de uitkering van het positieve jaarrekeningresultaat HWH over 2022 tot een verlaging van de kosten van € 75.000,- . Voor het saldo dat overblijft (€ 150.000,- hoger) wordt de komende maanden bekeken of dit kan worden opgevangen binnen de andere budgetten van informatisering/automatisering. Dit gezien de onzekerheden die bij de toelichting op de risico's en ontwikkelingen benoemd zijn. De huidige prognose is er reeds op gebaseerd dat de hogere kosten worden gecompenseerd binnen het totaalbudget voor informatisering en automatisering (per saldo nihil);
• Diverse kleinere afwijkingen (€ 21.000,- hoger).

Externe opbrengsten (€ 373.000,- lager)

• Op basis van hogere indexaties en aanpassingen van diverse huur- en dienstverleningsovereenkomsten van de kantoorgebouwen, is de prognose van de huuropbrengsten bijgesteld met (€ 111.000 hoger);
• Voor pacht, jacht en visrecht wordt €41.000 aan meeropbrengst verwacht vanwege de hogere CPI-indexering (€ 41.000,- hoger);
• De opbrengst van de invorderingskosten die zijn begroot worden niet meer opgenomen in de bijdrage aan Sabewa, maar separaat verrekend en verantwoord bij de belastingopbrengsten. Voor de externe opbrengsten bij het programma Bestuur en Organisatie leidt dit tot een correctie. (€ 525.000 lager). 

• De hoogte van de toevoeging aan de voorziening 'aangroei pensioen (oud) bestuurders' wordt in hoge mate bepaald door de marktrente. Voor het bepalen pensioenaanspraken wordt de door De Nederlandsche Bank gepubliceerde rente genomen die geldt voor verplichtingen met een looptijd van 25 jaar voor toekomstige pensioenen en de rente bij een looptijd van 10 jaar voor reeds ingegane pensioenen. De rente voor toekomstige pensioenen met een looptijd van 25 jaar was deze in 2022 2,472%. (2021 0,528%). Voor de reeds ingegane pensioenen een rekenrente in 2022 van 3,061% (was in 2021 0,162%). Een lagere rente in 2023 betekent een hogere toevoeging, een hogere rente in 2023 een lagere toevoeging (of vrijval).
• Voor de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO) zijn in de in de meerjarenbegroting 2023 – 2026 externe kosten opgenomen. Onder meer voor projectleiding. Er wordt een vacature opengesteld voor projectleider bedrijfsvoering, die onder meer de implementatie van de WOO kan oppakken. Als het lukt deze medewerker binnen enkele maanden te werven, zullen de externe kosten voor projectleiding lager uitvallen. Daar tegenover staat dat de implementatie sneller zal moeten plaatsvinden dan bij het opstellen van de begroting werd verwacht.
• Een analyse op de kosten van automatisering en informatisering van het afgelopen jaar laat zien dat door krapte op de markt leveranciers veel tijd nodig hebben om offertes uit te brengen en ook de daaropvolgende levertijden lang zijn. Zodoende is de voortgang in de eerste helft van het jaar bepalend voor de besteding in 2023. Nog in te vullen vacatures op het gebied van informatieveiligheid en inkoop zijn daarvoor een risico. Momenteel worden de herijkte plannen voor informatievoorziening en informatieveiligheid vertaald naar concrete acties, zodat in de septembermonitor een nader onderbouwde prognose kan worden afgegeven van de verwachte besteding in 2023. Vooralsnog is er op basis hiervan geen reden voor bijstelling.
• Met het oog op de huidige invoeringsdatum van de Omgevingswet (1 januari 2024) is het aannemelijk dat er nog implementatiekosten gemaakt moeten gaan worden. Die zijn vooralsnog niet opgenomen in de begroting 2023. Een en ander wordt de komende maanden uitgewerkt.
• De afdeling Bedrijfsvoering faciliteert en ondersteunt medewerkers in de gehele organisatie. Een deel van de kosten hangt samen met het aantal medewerkers in de organisatie, zoals de behoefte aan faciliteiten en advisering. Als het invullen van vacatures in de organisatie minder snel gaat dan verwacht,  dan zal dat op diverse posten in de bedrijfsvoering tijdelijk leiden tot lagere kosten.
• In verband met het openstaan van diverse vacatures bij personeelszaken en juridische zaken, die naar moeilijk in te vullen zijn, moet waarschijnlijk vaker een beroep worden gedaan op externe dienstverlening. Daar tegenover staan lagere personeelskosten.

Personeelslasten (€ 932.000,- lager)

• Dit wordt grotendeels veroorzaakt doordat begrote formatieplaatsen nog niet zijn ingevuld, onder meer doordat vacatures langer openstaan dan verwacht. De grootste afwijking is er bij het team Personeel en Organisatie, waar een versterking van het team begroot is maar vacatures in de praktijk lang blijken open te staan. En bij de afdeling projecten, waar formatieplaatsen voor het vormen van nieuwe IPM-teams voor het HWBP nog niet zijn ingevuld (een deel daarvan drukt op de exploitatie, een deel wordt geactiveerd op de investeringsprojecten).
• Ook bij team Juridische Zaken, de afdeling Projecten en team VTH (vergunningverlening, toezicht en handhaving) zijn er meerdere formatieplaatsen die voor langere tijd niet ingevuld zijn. Bij het vertrek van medewerkers (vrijwillig of in verband met pensionering) duurt invulling van de formatieplaats relatief lang als gevolg van de krappe arbeidsmarkt.
• Tegenover de openstaande formatieplaatsen staan extra kosten voor inhuur, om het werk zo goed mogelijk doorgang te laten vinden.

Rente en afschrijving (€ 564.000,- lager)

• De afschrijvingskosten vallen € 285.000,- lager uit.
  De lagere prognoses van de afschrijvingskosten komt per saldo doordat er minder tractiemiddelen zijn aangeschaft, de investering in de zonnepanelen is verschoven naar afvalwaterketen (zonnenpanelen op RWZI's) en er na oplevering wordt afgeschreven op de peilboot.
• De rentekosten vallen € 279.000,- lager uit.
  Bij de prognose is rekening gehouden met minder rente dan begroot. Omdat we nu rente ontvangen over het saldo op de rekening schatkistbankieren en omdat er gelden uitgezet zijn bij andere overheidsorganisaties.

Algemeen

Binnen het programma Bestuur en Organsiatie is in deze 1e bestuursmonitor 2023 8 projecten waarvoor een AV-krediet is verstrekt zijn onderhanden.  Eén project is financieel afgerond. De totale bestedingen in 2023 voor dit programma was begroot op € 1.716.000,-. De prognoses van de besteding is in deze 1e bestuursmonitor geprognosticeerd op € 3.202.000,- . De hogere besteding heeft te maken met de latere levering van de tractiemiddelen 2021 en 2022.

Toelichting op de afwijkingen

• PRJ1338 (Vervangen Peilboot Meermin III); Het project peilboot is technisch afgerond. De peilboot Meermin IV is inmiddels (februari 2023) gedoopt en in gebruik genomen. De laatste restpunten na de oplevering worden nog door de werf opgelost. De financiële afronding zal uiterlijk in december 2023 zijn. Het krediet bedroeg netto € 2.540.000,- en de netto eindprognose bedraagt € 2.665.00,- vrijwel gelijk aan de prognose in de vorige bestuursmonitor. 
• PRJ1477 (Aankoop en vervanging tractie 2021): De tractiemiddelen vallen ruimschoots binnen het beschikbaar gestelde krediet van € 2.152.000 netto. Er is sprake van een onderbesteding van € 814.000 doordat veel gladheidsmaterieel niet meer is vervangen i.v.m. de samenwerkingsovereenkomst met Rijkswaterstaat.
• PRJ1516 (Aankoop en vervanging tractie 2022): In 2022 zijn 4 nieuwe tractoren uit dit krediet van € 2.198.000 netto volgens de planning aanbesteed. Vanwege oplopende levertijden zijn de 4 tractoren in 2023 geleverd. Aankoop van overig tractiematerieel uit deze investering gaat volgens geplande begroting.

Risico's

• PRJ1545 (Vervanging bedrijfsmiddelen; pc's, mobiele telefoons en tablets): de aanbesteding hiervan zal in de tweede helft van 2023 plaatsvinden. Zowel de ontwikkeling van marktprijzen als levertijden zijn momenteel lastig te voorspellen. Vooralsnog is er geen reden om de planning of het krediet aan te passen.

Exploitatie

• Voorstel om de besparing op de kapitaallasten van € 564.000,- op te nemen in de 3e begrotingswijziging 2023;
• Voorstel om de verwachte opbrengst invorderingskosten van € 725.000,- (begroot € 525.000,-) over te hevelen van het programma "Bestuur en Organisatie" naar het programma "Belastingen en overige opbrengsten" en op te nemen in de 3e begrotingswijziging 2023.

Investeringen

Geen afwijkingen in de kredieten groter dan 10% en/of € 250.000,-.