Programma Bestuur en Organisatie

In maart 2023 hebben de verkiezingen plaatsgevonden. Het Centraal Stembureau heeft op 23 maart de definitieve uitslag van de verkiezingen voor waterschap Scheldestromen vastgesteld en geconstateerd dat de verkiezingen eerlijk zijn verlopen. In 2019 was het opkomstpercentage 54,6%. Dit jaar is dat 57,7%. Met de lokale en landelijke communicatiecampagne is het waterschapswerk de afgelopen tijd erg zichtbaar gemaakt en zijn de verkiezingen onder de aandacht gebracht. De Open dag op kantoor Middelburg en de zuivering in Terneuzen was daar onderdeel van. Dat uit zich onder andere in een hoge opkomst, maar heeft naar verwachting ook in algemene zin bijgedragen aan de bekendheid met de taken van het waterschap.

Toelichting afwijking op prestatie-indicatoren

• Het landelijke medewerkertevredenheidsonderzoek vindt in oktober 2023 plaats. De tevredenheid van burgers over het schriftelijk klantcontact is het eerste kwartaal niet gemeten, omdat de software die voor de meting werd gebruikt niet meer wordt ondersteund en gezocht wordt naar een kwalitatieve meetmethode die meer informatie oplevert om de dienstverlening te verbeteren.
• In de jaarverslaggeving 2022 is geconstateerd dat veel ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid toen geen doorgang konden vinden omdat plannen herijkt moesten worden en de vacatures voor benodigde menskracht lange tijd vacant waren. Voor informatievoorziening zijn de vacatures ingevuld, voor informatieveiligheid deels. Dat vertaalt zich terug in de prestaties. De prestatie voor de informatievoorziening (baseline basis op orde) is na stagnatie in de afgelopen jaren weer stijgende, met name op het gebied van data in de kernregistraties en de uitwisseling van gegevens met andere organisaties. Voor informatieveiligheid is de stijging pas half 2023 ingezet. De plannen om aan de landelijke wetgeving en normen te voldoen zijn inmiddels herijkt. De implementatie zal naar verwachting een doorlooptijd hebben tot en met 2026. Belangrijkste maatregelen betroffen de afgelopen maanden het uitbreiden, updaten en testen van de beveiliging van software. De rest van 2023 (met doorloop in 2024) ligt de nadruk op contractmanagement op ICT-contracten, vernieuwen van de firewall, inzet van een ethisch hacker en externe auditor en uitbreiden van de beveiliging op telefoons en iPads.
• Met de inrichting van een servicedesk voor automatisering en facilitaire dienst in 2023 wordt gestreefd naar het verder verbeteren van de interne dienstverlening en zal tevens een stap worden gezet in de doelstelling voor informatieveiligheid. 
• Er vindt volgens de landelijke planning in 2023 geen meting van de landelijke benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering plaats waarmee de tevredenheid over de digitale en fysieke werkomgeving wordt gemeten.
• Voor het tijdig behandelen van vergunningaanvragen is in het eerste kwartaal van 2023 de stijgende lijn ingezet ten opzichte van 2022. Deze kon in de maanden daarna echter niet worden doorgezet. Dit als gevolg van openstaande vacatures (deels wel tijdelijk opgevuld met inhuur), minder beschikbare uren door ziekte en de inzet die nodig is ter voorbereiding op inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024. Beide factoren zullen de rest van 2023 van toepassing zijn. De afgelopen maanden zijn applicaties, verordeningen, sjablonen en samenwerkingsafspraken afgestemd op die nieuwe wetgeving. Bezwaren zijn alle binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

• Het gemiddelde ziekteverzuim over de periode  januari tot eind september is 4,6%. Dit percentage is dalende en wordt nog steeds voornamelijk veroorzaakt door het lang- en extra langdurig verzuim (dit betreft het ziekteverzuim van 6 weken of langer, samen 3,3%). Van dat langdurig ziekteverzuim is veruit het grootste deel vóór 2023 begonnen. 

Externe kosten (824.000 V)

• Organisatieontwikkeling (€ 189.000 V): Omdat de ambtelijke organisatie in een stabielere situatie is belandt, worden er in 2023 weinig kosten gemaakt voor organisatieadvies. 
• Bestuur en ondersteuning  (€ 201.000 V): In dit verkiezingsjaar was rekening gehouden met hogere kosten voor representatie en de vergadersoftware, in de praktijk valt dat mee. Contributies en bijdragen vallen lager uit, enerzijds omdat deze kritisch tegen het licht zijn gehouden, anderzijds omdat er eenmalig minder gebruik van een aantal platforms is gemaakt.
• Communicatie (€ 20.000 N): De aanbesteding van de nieuwe website is uitgevoerd, in het najaar gaat de nieuwe website online. De kosten vallen hoger uit, omdat de prijzen in de markt hoger lagen dan verwacht en ook kwaliteit is meegewogen bij de keuze van een leverancier. Aanvullend daarop waren de kosten voor de bijsluiter die is meegezonden met de aanslag waterschapsbelastingen niet begroot. 
• De kosten voor beheer en onderhoud gebouwen zijn gestegen (€ 149.000 N), onder andere door:  De stijging van energieprijzen heeft geleid tot kostenstijgingen voor de warmte-koudelevering voor kantoor Middelburg (Staat los van het energiecontract dat t/m 2024 vaste prijzen kent); de kosten van gasverbruik op steunpunten en kantoor Terneuzen zijn ook gestegen. Onvoorzien onderhoud aan de kantoren, waaronder vervanging van zonnepanelen en glas, en gestegen contractkosten voor de schoonmaak (als gevolg van stijging loonkosten) leiden ook tot hogere kosten. Tegenover de kostenstijgingen staat een lagere inschatting van de kosten voor divers onderhoud aan de hoofdkantoren en gebouwen dat onverminderd nodig is, maar waarschijnlijk pas in 2024 kan worden uitgevoerd. De kosten van catering zijn sinds de coronajaren wel weer gestegen, maar minder hard dan verwacht. Vanwege nieuwe Europese wetgeving mogen per 2024 geen wegwerpbekers meer worden gebruikt in kantoren en worden eind 2023 herbruikbare alternatieven aangeschaft. 
• Wagenpark: De kosten voor het onderhoud en reparaties aan het wagenpark zijn voor de periode okt-dec lastig te voorspellen, maar in de eerste drie kwartalen hoefden minder kosten voor onderhoud, reparaties en aanpassingen gemaakt te worden dan  begroot. Minder reparaties leidt ook tot minder tijdelijke huur van vervangende voertuigen (samen € 162.000 V). 
• Automatisering (€ 402.000 V): Lagere onderhoudskosten waaronder de vervanging van diverse hardware (o.a. computers en beeldschermen). Dit  was begroot in de exploitatie, maar geconcludeerd is dat dit via een investering zou moeten, zodat over de levensduur wordt afgeschreven. Voor de betreffende kosten wordt een (aanvullend) investeringskrediet aangevraagd en is de prognose voor de exploitatie naar beneden bijgesteld (€ 252.000 V). 
• Gegevensbeheer (177.000 V): Er is vanuit de primaire taken minder behoefte aan landmeting dan begroot en er is meer geactiveerd op de investeringsprojecten . Door capaciteitsproblemen bij Zeeuws Archief zijn tevens een tweetal geplande projecten doorgeschoven naar 2024. 
• De kosten voor de landelijke WOZ-bijdrage vallen lager uit dan begroot. In de begroting 2023 was nog geen rekening gehouden met het besluit de WOZ-bijdragen kosten voor de waterschappen te verlagen (€ 267.000,- V);
• Voor de bijdrage aan Sabewa is voorts rekening gehouden met hogere kosten voor de nog vast te stellen begrotingswijziging bij Sabewa (€ 416.000,- N)
• Hogere kosten voor taxaties (77.000 N), onder meer ten behoeve van de opstalverzekering en in verband met een geschil over erfpachtprijzen.
• Aanvankelijk waren voor enkele specifieke casussen hogere proces- en juridische advieskosten begroot. Nu deze deels door lijken te schuiven naar 2024, kan de prognose worden bijgesteld (€50.000 V);
• Voor de uitvoering van de verplichte audit van de Wet Politiegegevens (WPG) is bij de monitor van mei de prognose verhoogd, deze was niet eerder begroot (€ 20.000 N); 
• Onvoorziene reparaties aan boot De Lemmer leiden tot hogere onderhoudskosten voor tractie (€ 23.000 N)
• Verhoging contributie het Waterschapshuis (€ 225.000 N) naar aanleiding van geactualiseerde begroting  minus uitkering jaarrekeningresultaat van het Waterschapshuis over 2022  (€ 75.000 V)
• Telefonie: Op basis van een analyse van het mobiele telefonie en internetgebruik van 2022, is al bij de monitor van mei 2023 geconcludeerd dat het gebruik na opheffing van de Corona lock downs (waarin mensen veel thuiswerkten op de wifi) minder is gestegen dan werd verwacht (€ 150.000 V);
• Diverse kleinere afwijkingen (€ 81.000,-).

Personeelskosten:

• Nadat in de Corona jaren veel opleidingen en trainingen zijn uitgesteld of in beperkte vorm zijn doorgegaan (met een overschot op de opleidingsbudgetten als gevolg), is dit jaar een inhaalslag gemaakt op veel opleidingen. Een voorbeeld daarvan zijn de ARBO-opleidingen. Het begrote opleidingsbudget blijkt onvoldoende voor deze inhaalslag. Scheldestromen hecht er veel waarde aan dat medewerkers over actuele kennis beschikken en zich kunnen ontwikkelen om het waterschapswerk nu en in de toekomst goed uit te kunnen voeren. Nu er in de monitor een overschot op de personeelskosten is als gevolg van de krappe arbeidsmarkt, wordt een deel daarvan (max. €350.000) ingezet om in 2023 extra te  investeren in de kennis en ontwikkeling van de huidige medewerkers en wordt aanvullend €150.000 gereserveerd in de vorm van een bestemmingsreserve voor 2024.

Externe opbrengsten (€ 141.000,- hoger)

• Toename van huurinkomsten door nieuwe huurder Zuidwestelijke Delta in kantoor Middelburg en afname in huurinkomsten Sabewa Zeeland door afname minder kantoorruimte (51.000 V).
• De opbrengst van verkoop van gronden is op basis van de realisatie tot nu toe en inschatting van aankomende transacties naar beneden bijgesteld (€100.000 N). Onzeker is of de grondtransactie in het kader van het project Kruispolder nog in 2023 of in 2024 zal passeren.
• De opbrengst van pacht, jacht en visrecht is hoger dan verwacht vanwege de hogere CPI-indexering en een groot nieuw afgesloten erfpachtcontract (€ 174.000,- V). Daar tegenover staan wel iets hogere kosten voor onder meer taxaties (zie kosten);

• Door invulling van vacatures en afnemend ziekteverzuim, is de personele bezetting in de afgelopen maanden beter op sterkte gekomen. Binnen het programma Bestuur en Organisatie blijken name op het gebied van projecten, financiën en juridische zaken (incl. inkoop) vacatures nog lastig invulbaar.  Dit is een risico voor het realiseren van het geplande werk en, met name, nieuwe ontwikkelingen. Tegelijkertijd duurt het even voor nieuwe medewerkers volledig ingewerkt en productief zijn. Waar nodig en mogelijk worden lastig invulbare vacatures tijdelijk met inhuur ingevuld. Ook vanwege lang openstaande vacatures hebben ontwikkelingen op het gebied van HRM vertraging opgelopen in de eerste helft van 2023, dankzij het invullen van vacatures kunnen diverse nieuwe ontwikkelingen op dat gebied nu weer worden opgepakt.
• De hoogte van de toevoeging aan de voorziening voor aangroei pensioen (oud) bestuurders wordt in hoge mate bepaald door de marktrente.  Deze is begroot op €140.000. Voor het bepalen pensioenaanspraken wordt de door De Nederlandsche Bank gepubliceerde rente genomen die geldt voor verplichtingen met een looptijd van 25 jaar voor toekomstige pensioenen en de rente bij een looptijd van 10 jaar voor reeds ingegane pensioenen. De rente voor toekomstige pensioenen met een looptijd van 25 jaar was in 2022 2,472%. (2021 0,528%). Voor de reeds ingegane pensioenen een rekenrente in 2022 van 3,061% (was in 2021 0,162%). Een lagere rente in 2023 betekent een hogere toevoeging, een hogere rente in 2023 een lagere toevoeging (of vrijval).
• Voor informatievoorziening en informatieveiligheid staan nog veel werkzaamheden gepland voor het vierde kwartaal. De eigen bezetting staat, onder normale omstandigheden, voldoende gesteld voor de geplande maatregelen. Onzeker is nog of de markt ook tijdig kan leveren.
• Met het oog op de huidige invoeringsdatum van de Omgevingswet (1 januari 2024) is het aannemelijk dat er nog implementatiekosten gemaakt moeten gaan worden. Volgens de huidige verwachtingen kunnen die worden opgevangen binnen de bestaande budgetten.
• Al jaren neemt Rijkswaterstaat diensten van onze peilboot af voor Zeeland en de Zuid-Hollandse eilanden. Vanwege de Europese aanbestedingsregels is de kans groot dat RWS deze opdracht in de toekomst niet meer rechtstreeks aan het waterschap kan gunnen.  Voor 2024 en verder is dat een risico van ongeveer €100.000 N minder inkomsten.
• Medio 2023 is de oude dienstverleningsovereenkomst met Sabewa Zeeland afgelopen. Onder deze overeenkomst valt de huur van kantoorruimte, evenals diverse diensten op het gebied van facilitair en automatisering. De gesprekken over de nieuwe dienstverleningsovereenkomst verlopen constructief en zitten in de afrondende fase. De nieuwe overeenkomst kan nog met terugwerkende kracht tot wijzigingen in de prognose voor 2023 leiden (positief of negatief).
• Het vastgestelde arbobeleid 2017-2021 was verlopen en is geactualiseerd, waarmee het arbobeleid weer voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en de arbocatalogi voor de waterschappen.
  Gebleken is dat er niet op alle onderdelen een uitwerking is voor het waterschap. Dit zal in de komende planperiode uitgewerkt moeten worden. Hiervoor is een arbo-uitvoeringsplan 2023 – 2026 opgesteld. Voorgesteld voor de extra kosten een bestemmingsreserve van € 337.000,- te vormen.

Personeelslasten (€ 422.000,- lager)

• Het voordeel op de personeelslasten wordt met name veroorzaakt door de vacatures die we hebben openstaan. Er zit vaak enkele maanden tussen het vertrek van de medewerker en het starten van de vervanger (mede door de krappe arbeidsmarkt). Door de krappe arbeidsmarkt staat een deel van de vacatures langer open dan gebruikelijk voordat een een geschikte kandidaat zich aandient.  Daarnaast is er een klein voordeel vanwege ontvangen compensatie zwangerschapsverlof en detachering van een medewerker. 
• De grootste afwijking is er bij het team Personeel en Organisatie, waar een versterking van het team begroot is maar vacatures in de praktijk lang bleven open te staan. Het merendeel daarvan is/wordt in de tweede helft van 2023 ingevuld. En bij de afdeling projecten, waar formatieplaatsen voor het vormen van nieuwe IPM-teams voor het HWBP nog niet zijn ingevuld (een deel daarvan drukt op de exploitatie, een deel wordt geactiveerd op de investeringsprojecten).
• Ook bij team Juridische Zaken, Financiën de afdeling Projecten en team VTH (vergunningverlening, toezicht en handhaving) zijn er meerdere formatieplaatsen die voor langere tijd niet ingevuld zijn. Bij het vertrek van medewerkers (vrijwillig of in verband met pensionering) duurt invulling van de formatieplaats relatief lang als gevolg van de krappe arbeidsmarkt.
• Tegenover de openstaande formatieplaatsen staan extra kosten voor inhuur, om het werk zo goed mogelijk doorgang te laten vinden.

• Nadat in de Corona jaren veel opleidingen en trainingen zijn uitgesteld of in beperkte vorm zijn doorgegaan (met een overschot op de opleidingsbudgetten als gevolg), is dit jaar een inhaalslag gemaakt op veel opleidingen. Een voorbeeld daarvan zijn de ARBO-opleidingen. Het begrote opleidingsbudget blijkt onvoldoende voor deze inhaalslag. Scheldestromen hecht er veel waarde aan dat medewerkers over actuele kennis beschikken en zich kunnen ontwikkelen om het waterschapswerk nu en in de toekomst goed uit te kunnen voeren. Nu er in de monitor een overschot op de personeelskosten is als gevolg van de krappe arbeidsmarkt, wordt een deel daarvan (max. €350.000) ingezet om in 2023 extra te  investeren in de kennis en ontwikkeling van de huidige medewerkers en wordt aanvullend €150.000 gereserveerd in de vorm van een bestemmingsreserve voor 2024.

-

Rente en afschrijving (€ 1.000,- lager)

• De rentekosten vallen € 1.000,- lager uit.
  Bij de prognose is rekening gehouden met minder rente dan begroot. 

Algemeen

Binnen het programma Bestuur en Organisatie zijn in deze 2e bestuursmonitor 2023 8 projecten waarvoor een AV-krediet is verstrekt onderhanden.  Eén project is financieel afgerond. De totale bestedingen in 2023 voor dit programma was begroot op € 1.716.000,-. De prognoses van de besteding is in deze 2e bestuursmonitor geprognosticeerd op € 3.202.000,- . De hogere besteding heeft te maken met de latere levering van de tractiemiddelen 2021 en 2022.

Toelichting op de afwijkingen

• PRJ1338 (Vervangen Peilboot Meermin III); Het project peilboot is technisch afgerond. De peilboot Meermin IV is inmiddels (februari 2023) gedoopt en in gebruik genomen. De laatste restpunten na de oplevering worden nog door de werf opgelost. De financiële afronding zal uiterlijk in december 2023 zijn. Het krediet bedroeg netto € 2.540.000,- en de netto eindprognose bedraagt € 2.665.00,- vrijwel gelijk aan de prognose in de vorige bestuursmonitor. 
• PRJ1304B (Vloerbedekking):  De verwachting is dat het project met een overschrijding van ongeveer 8% ( €9.200,-) wordt afgerond. Dit wordt veroorzaakt door extra te vervangen vloerbedekking en afwerking, deels in het kader van de ARBO-veiligheid.
• PRJ1477 (Aankoop en vervanging tractie 2021): De tractiemiddelen vallen ruimschoots binnen de beschikbaar gestelde middelen.  Er is sprake van een onderbesteding van € 814.000,- doordat veel gladheidsmaterieel niet meer is vervangen i.v.m. samenwerkingsovereenkomst Rijkswaterstaat en een aantal investeringen zijn doorgeschoven in tijd (o.a. vrachtwagen, heftruck en overig materieel). 
• PRJ1516 (Aankoop en vervanging tractie 2022): In 2022 zijn 4 nieuwe tractoren uit dit krediet van € 2.198.000 netto volgens de planning aanbesteed. Vanwege oplopende levertijden zijn de 4 tractoren in 2023 geleverd. Aankoop van overig tractiematerieel uit deze investering gaat volgens geplande begroting.
• PRJ1545 (Vervanging bedrijfsmiddelen; pc's, mobiele telefoons en tablets): Door strikter toepassen van de voorschriften mag  de aanschaf van beeldschermen etc niet meer in de exploitatie worden verantwoord. In 2023 is een bedrag van € 250.000,- vanuit de exploitatie overgeboekt naar deze investeringen. In de exploitatie is dit bedrag als voordeel opgenomen in de prognose. Om die reden is het noodzakelijk het investeringskrediet te verhogen met € 250.000,- tot € 1.250.000,-. 

Risico's

• PRJ1545 (Vervanging bedrijfsmiddelen; pc's, mobiele telefoons en tablets): de aanbesteding voor de raamovereenkomst heeft in oktober 2023 plaatsgevonden. De exacte besteding per jaar zal afhankelijk zijn van de levertijden. Door de aanhoudende inflatie en grondstoffenschaarste liggen de prijzen hoger dan verwacht toen het krediet voor de investering werd verleend. Het groeien van de personeelsformatie in 2024 (zie ook de begroting 2024) zal ook leiden tot extra aanschaf van bedrijfsmiddelen.  Vooralsnog wordt echter getracht dit binnen het krediet op te lossen.

Exploitatie

• Voorstel om  extra te  investeren in de kennis en ontwikkeling van de huidige medewerkers en hiervoor in de 4e begrotingswijziging  € 150.000 te reserveren in de vorm van een bestemmingsreserve voor 2024.
• Voorstel om  voor de uitvoering van arbo maatregelen een bedrage van € 337.000,-  te reserveren. Dit zal in de komende planperiode 2024-2026 uitgewerkt worden.

Investeringen

• PRJ1545 Vervanging bedrijfsmiddelen: aanvullend krediet van € 250.000,- .  Door strikter toepassen van de voorschriften mag  de aanschaf van beeldschermen etc niet meer in de exploitatie worden verantwoord.