Programma Bestuur en Organisatie

Totaal Programma Bestuur en Organisatie

Overzicht prestaties programma Bestuur en Organisatie

Met betrekking tot de relatie tussen prestaties en middelen (capaciteit en geld) zijn er twee aandachtspunten:

- Informatiemanagement. Door de invulling van de functie Chief Information Officer (CIO) en Chief Information Security Officer (CISO) wordt de ontbrekende centrale aansturing van 'Informatie de basis op orde' geborgd. Verdere doorontwikkeling van deze op landelijke afspraken gebaseerde prestaties worden opgepakt, waarbij de implementatie en uitwerking van het beleid informatievoorziening en informatieveiligheid hoog op de agenda staan.

- Omgevingswet. Door de hoge prioritering moeten er keuzes gemaakt worden met betrekking tot de schaars beschikbare capaciteit. Doel is om te voldoen aan de uitgestelde landelijke implementatie.

Programma Groen (Op schema van gestelde doel) Oranje (>80 en <100 procent op schema van het gestelde doel) Rood (<80 procent van het gestelde doel)
Bestuur en Organisatie 5 1 3
Prestaties met afwijkingen Vergunningaanvragen en bezwaren afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%) Ziekteverzuim (%)
Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)
Baseline informatieveiligheid Overheid geïmplementeerd (%)

Exploitatiekosten programma Bestuur en organisatie

Kosten- en opbrengstsoorten Begroting 2021, inclusief begrotingswijzigingen Prognose 2021 Afwijking
Externe kosten € 14.701.000 € 14.905.300 € -204.300
Externe opbrengsten € -3.404.000 € -3.877.500 € 473.500
Personeelskosten € 15.853.000 € 16.072.000 € -219.000
Rente en afschrijving € 3.525.000 € 3.698.000 € -173.000
Netto kosten programma bestuur en organisatie € 30.675.000 € 30.797.800 € -122.800

Toelichting exploitatiekosten programma Bestuur & organisatie

Externe kosten

De totale prognose voor de externe kosten voor programma B&O komt € 204.300 hoger uit dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door een breed scala aan meer- en minderkosten. De belangrijkste hiervan zijn:

- De kosten zijn lager geworden door verplaatsing reservering voor de aanschaf van automatiseringsmiddelen in 2021 naar investering in later jaar (reeds opgenomen in monitor mei € -350.000) en door minder brandstofgebruik van poolauto's vanwege thuiswerken door Covid-19 (€ -75.000).

De kosten zijn hoger geworden door onder meer:

- Hogere kosten voor hogere verzekeringspremie aansprakelijkheid (€ 80.000)

- Hogere motorrijtuigenbelasting en invoeren track&trace (€ 59.000)

- Diverse hogere kosten voor onderhoud gebouwen en terreinen (€ 140.000)

- Hogere advertentiekosten personele zaken door meer en soms moeilijk te vervullen vacatures (€ 119.000) 

- Kosten SABEWA (€ 47.000).

Verder zijn er diverse extra kosten waaronder t.b.v.  ICT, Arbo, communicatie en administratie, e.d.. (€ 184.300)

Externe opbrengsten

De externe opbrengsten voor programma B&O zijn € 473.500 hoger dan begroot. Dit wordt voor het grootste deel veroorzaakt door een hogere opbrengst uit eigendommen (o.a. pachten, erfpachten, huur water en gronden).

Risico’s en ontwikkelingen

Voor 1 juli 2022 moet de nieuwe Waterschapsverordening (Omgevingswet) bestuurlijk zijn vastgesteld en zijn doorgevoerd en getest op juiste werking in het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Momenteel hebben we een vertraging van ongeveer 5 tot 6 maanden in de voorbereiding. Het zwaartepunt voor alle werkzaamheden ligt in 2021 zodat in januari 2022 het besluitvormingstraject kan starten. Momenteel wordt hiertoe de minimaal benodigde capaciteit zo goed mogelijk ingezet. Maar er is een reëel risico dat dit onvoldoende gaat lukken. In dat geval voldoen we als waterschap niet aan onze wettelijke verplichting om dit tijdig geregeld te hebben en is onvoldoende dienstverlening mogelijk richting burgers en bedrijven. Om het risico te beperken wordt in de verdeling van werkzaamheden hogere prioriteit gegeven aan dit project.

Binnen SaBeWa is een begrotingswijziging voor 2021 in voorbereiding. Deze begrotingswijziging is gebaseerd op de tussentijdse rapportages en de bestuursrapportage over de periode januari t/m juli 2021. Uit deze rapportages is gebleken dat de voor bepaalde kostensoorten begrote bedragen niet toereikend zijn ten opzichte van de verwachte kosten hiervoor in 2021. Als deze begrotingswijziging formeel wordt dan kan dit voor ons waterschap een kostenverhoging met zich meebrengen van circa € 100.000.

Personeelslasten

Er is een nadeel van € 219.000 gerapporteerd. Dit bedrag is voornamelijk tot stand gekomen door inhuur voor het E-HRM project (vervanging systeem personeelsadministratie), en voor inhuur wegens vacatures, ziekte en zwangerschapsverlof.

Ontwikkelingen en risico's personeelslasten

- Prestaties versus capaciteit: Het al langere tijd doorschuiven van projecten (zowel investeringen als exploitatie) en activiteiten naar daarop volgende jaren, zorgt inmiddels voor een overprogrammering ten opzichte van de beschikbare formatie (deze laatste groeit immers niet mee). Dit in combinatie met nieuwe taken voor het waterschap, zorgt ervoor dat er een risico is dat er onvoldoende kennis en competenties geleverd kunnen worden voor de te behalen prestaties.

- Arbeidsmarkt: Het tekort aan personeel neemt in veel sectoren toe. Ook bij het waterschap hebben we in toenemende mate te maken met niet of zeer moeilijk vervulbare vacatures. Dit leidt tot gaten in de formatie en dus tot knelpunten vanwege verminderde beschikbare kennis en capaciteit.

- Externe ontwikkelingen: Wensen en eisen vanuit onze externe omgeving zorgen voor een toename van werkzaamheden. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan eisen op het gebied van milieuwetgeving, plantoetsing en verwachtingen over de betrokkenheid en inzet van het waterschap bij allerlei maatschappelijke thema’s en projecten. Doordat de formatie niet mee groeit, kan niet aan alle prestaties en externe wensen voldaan worden.

- Competenties: We bevinden ons in een transitie veroorzaakt door maatschappelijke ontwikkelingen (Omgevingswet, etc.) die andere competenties vereist dan we vanouds gewend zijn. Medewerkers moeten zich ontwikkelen, wat tijd kost. De tijd gaat ten koste van de noodzakelijke tijd voor het behalen van de prestaties.

- Netto besteedbare uren: Door toename van personele regelingen, neemt de hoeveelheid netto besteedbare uren per medewerker af. Denk hierbij aan regelingen voor ouderschapsverlof, IKB en de inzet van het PBB-budget voor vitaliteitsverlof.

Rente en afschrijving

Ten opzichte van de monitor van mei is er nu rekening gehouden met de bestedingen in het lopend jaar, waardoor dit programma meer rente toegerekend krijgt.

Afwijkingen waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

-

Investeringen Programma Bestuur en Organisatie

Begroting Prognose Besteed
Bruto € 8.899.000 € 10.198.711
Netto € 8.699.000 € 10.149.591 € 4.636.000

Toelichting investeringen programma Bestuur & organisatie

Algemeen:

Alle nieuwe investeringsprojecten worden conform het 'nieuwe' (lees geoptimaliseerde) proces 'project realiseren' (en daarmee op een projectmatige manier) opgepakt. Ook binnen dit programma spelen de nodige problemen zoals het omarmen van procesgericht werken en als gevolg van marktwerking hogere prijzen en leverantieproblemen. Ondanks dat zal dit jaar meer dan 100% van het geplande investeringsvolume worden bereikt. De hogere realisatie ten opzichte van het geplande investeringsvolume wordt voornamelijk door de onderstaande zaken veroorzaakt.

Via een separaat voorstel heeft de AV ingestemd met het extra benodigde krediet voor de zonnepanelen. Met het verlenen van dit extra AV-krediet is er sprake van een hogere bestedingsprognose van het investeringsvolume dan was begroot voor 2021.

Ontwikkelingen, risico's en kansen

Ontwikkelingen

Binnen B&O is momenteel onvoldoende expertise aanwezig om projecten via het proces projectrealisatie op te pakken. Als beheersmaatregel gaan we verder professionaliseren van projectmanagement binnen het programma en de positie van projectmanagement binnen dit programma en de organisatie bezien. Verder zijn de projecten binnen dit programma erg gevoelig voor prijsstijgingen en/of leverantieproblemen als gevolg van wereldwijde bouwstoffentekort.  Een nadere toelichting over prijsstijgingen en levertijden in de bouwsector is terug te lezen in de in juni verzonden brief van Bouwend Nederland aan de directie van de Unie van Waterschappen:

(https://www.wbl.nl/Vergaderingen/5.3.%20Bijlage%20brieven%20AB%20Ontwikkelingen%20bouwkosten%20en%20levertijden%20bouwmaterialen.pdf)

PRJ1418 Aank./vervangen auto’s 2021: Vanwege prijsstijgingen auto's en aanschaf ander soort voertuigen (ander merk/type en in enkele gevallen automaat in plaats van schakel) en Arbo-voorzieningen wordt het beschikbaar gestelde krediet mogelijk overschreden. Een en ander wordt nader onderzocht en indien nodig zal een aanvullend separaat kredietvoorstel aan de AV worden voorgelegd.

Risico's

De realisatie van de zonneparken op de RWZI locaties van fase 1 loopt. Bij RWZI Mastgat is er een risico omdat Delta waarschijnlijk niet tijdig kan voorzien in de terugleveraansluiting. Omdat hier sprake is van een door het waterschap niet direct te beïnvloeden risico wordt voor deze locatie een ‘gemotiveerd’ uitstel voor de SDE subsidiedatum waarop de installatie in bedrijf moet zijn ingediend. Voor de RWZI locatie Waarde (fase 2) vindt de verdere voorbereiding van de realisatie plaats waarbij in de aanpak gestuurd wordt op het in bedrijf stellen vóór de SDE subsidiedatum.

Kansen

-

Afwijkingen in krediet en/of planning waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

-

 

Prestatieboom Dienstverlening en draagvlak

Strategisch effect Dienstverlening en draagvlak

Wat willen we bereiken?

Dienstverlening en draagvlak

Onze dienstverlening is op tijd en goed. We houden proactief rekening met belangen van anderen. Er is draagvlak voor de uitvoering van onze taken, het heffen van belasting en het bestaan van het waterschap.

Tactische doelstellingen Dienstverlening en draagvlak

Wat willen we bereiken?

Dienstverlening en draagvlak

We hechten veel waarde aan een goede relatie met inwoners en bedrijven. We informeren en betrekken hen in een vroeg stadium.

In onze dienstverlening voldoen we aan de servicenormen van de Unie van Waterschappen.

Het huidige kwijtscheldingsbeleid zetten we voort.

We blijven streven naar duidelijke en eenvoudige regelgeving

O
Tevredenheid over het klantcontact

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie september Realisatie vorig jaar
2021 6,5 6,7 6,7 7

Vergunningaanvragen en bezwaren afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%)

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht:

Oorzaak dalend percentage afgehandelde vergunningen wordt mogelijk veroorzaakt doordat in korte tijd enkele medewerkers zijn vertrokken (pensioen, baan elders).

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie september Realisatie vorig jaar
2021 98 99 95 98

Prestatieboom Medewerkers

Strategisch effect Medewerkers

Tactische doelstellingen Medewerkers

Wat willen we bereiken?

Medewerkers

We hebben specifiek aandacht voor de medewerkers van het waterschap. Zij zijn de ogen en oren van het waterschap en onze ambassadeurs. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbestendig personeelsbeleid.

R
Medewerkertevredenheid en -betrokkenheid

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid. De mate van tevredenheid en betrokkenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor:

Het onderzoek staat gepland voor het najaar van 2021

Periode Doelstelling 31-12
2021 7,5

Ziekteverzuim (%)

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid.

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht:

Het ziekteverzuimpercentage bedraagt 5,32%. Omdat de werkgever niet naar de aard en oorzaak van de ziekte mag vragen en vastleggen is niet aan te geven in welke mate bijvoorbeeld COVID-19 (het coronavirus) en/of het griepvirus van invloed is op het ziekteverzuimpercentage. Wel is aan te geven dat er in 2021 een toename is van het aantal medewerkers met langdurig verzuim (= langer dan 4 weken).

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie september Realisatie vorig jaar
2021 4 5,37 5,32 4,28

Prestatieboom Faciliteiten

Strategisch effect Faciliteiten

Wat willen we bereiken?

Faciliteiten

De werkomgeving, ICT-systemen en informatie ondersteunen medewerkers om hun werk goed uit te voeren. De veiligheid hiervan is op orde.

Tactische doelstellingen Faciliteiten

Wat willen we bereiken?

Fysieke werkomgeving

We onderzoeken wat de kosten en baten zijn van het aanhouden van twee hoofdkantoren.

G
Medewerkertevredenheid over fysieke werkomgeving

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn. De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor

Het volgende onderzoek vindt in 2022 plaats

Periode Realisatie vorig jaar
2021 7,5

Ongevallen met verzuim

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn.Op onze werkvloer doen zich geen ongevallen voor die leiden tot verzuim.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie september Realisatie vorig jaar
2021 0 0 0 2

Zo gaan we dat doen

Digitale werkomgeving

Digitalisering en informatie blijven we ontwikkelen om het werk goed uit te voeren. We volgen in beginsel landelijke standaarden en systemen.

We voldoen aan de wettelijke eisen voor informatieveiligheid, archivering en privacy. Focus op waar de risico’s het grootst zijn.

R
Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)

In 2023 voldoet onze digitalisering aan de Baseline Basis op orde van de Unie van Waterschappen. We voldoen hiermee aan de maatschappelijke verwachtingen van een moderne overheid.

Onderstaande indicator heeft een Rood stoplicht:

In het beleid Informatievoorziening is een visie opgesteld als eerste uitwerking richting de verplichting die in 2018 is aangegaan vanuit de Sectorscan Digitalisering en de hierop gebaseerde Baseline Basis op Orde. De thema’s die hierin genoemd worden, zijn in het beleid informatievoorziening in 4 pijlers ondergebracht:
1. Digitale transformatie: van Digitalisering naar Digitale transformatie
2. Standaardisatie: Focussen op de kerntaak door ‘dezelfde taal te spreken’
3. Data-gedreven werken: Beslissingen baseren op juiste en actuele data
4. Samenwerking: Samenwerkingen gericht op gezamenlijke toegevoegde waarde.
De grootste impact is voorzien in de duidelijke centrale aansturing (op strategisch niveau) in de vorm van een Chief Information Officer die wordt aangetrokken om aan de gestelde doelen in het Beleid Informatievoorziening te kunnen voldoen. Tevens zal er binnen alle programma’s, primair en ondersteunend, extra capaciteit benodigd zijn om de basis op orde te brengen in de data en de verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbeheer op te pakken.
De functie van Chief Information Officer wordt per 1 oktober ingevuld, zodat een centrale aansturing is geborgd. In de periode mei tot september zijn er stapjes gezet met betrekking tot digitale toegankelijkheid website en begonnen met bekendmakingen vergunningen volgens WEP.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie september Realisatie vorig jaar
2021 40 20 23 20

Baseline informatieveiligheid Overheid geïmplementeerd (%)

Scheldestromen streeft er naar om ook de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde te hebben met focus op de organisatieonderdelen en processen waar de risico's het grootst zijn. Dit doen we door onze netwerkomgeving en procedures in te richten volgens de richtlijnen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Baseline Informatieveiligheid, BIO).

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht

De CISO functie is ingevuld en start per oktober. Het beleid is door het bestuur goedgekeurd, er kan verder worden gegaan met de grote uitdaging om de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) te implementeren en zo te voldoen aan het landelijk afgesproken veiligheidsniveau.

Periode Doelstelling 31-12 Realisatie mei Realisatie september Realisatie vorig jaar
2021 40 20 20 20

Medewerkertevredenheid over digitale werkomgeving

De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor

Het volgende onderzoek vindt in 2022 plaats

Periode Realisatie vorig jaar
2021 8,1

Zo gaan we dat doen

Prestatieboom Democratisch en rechtmatig

Strategisch effect Democratisch en rechtmatig

Wat willen we bereiken?

Democratisch en rechtmatig

Het bestuur krijgt tijdig informatie en ondersteuning om haar democratische taken goed uit te voeren. Het is geborgd dat de organisatie rechtmatig, wettig en getrouw werkt en besluiten neemt.

--

Tactische doelstellingen Democratisch en rechtmatig

Wat willen we bereiken?

Democratisch en rechtmatig

Waterschap Scheldestromen blijft een zelfstandig waterschap.

Het waterschap is een functionele democratie waarvan de geborgde zetels een onderdeel zijn van het waterschapsbestuur.

Transparantie en verantwoording zijn leidende begrippen. We zijn transparant over kosten en prestaties en blijven onszelf verbeteren. Onder andere door tussentijdse monitoring en deelname aan bedrijfsvergelijkingen van de Unie van Waterschappen.