Programma Bestuur en Organisatie

Totaal Programma Bestuur en Organisatie

Overzicht prestaties programma Bestuur en Organisatie

Programma Groen (Op schema van gestelde doel) Oranje (>80 en <100 procent op schema van het gestelde doel) Rood (<80 procent van het gestelde doel)
Bestuur en Organisatie 6 2 1
Prestaties met afwijkingen Ziekteverzuim (%) Ongevallen met verzuim
Vergunningaanvragen en bezwaren afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%)

Exploitatiekosten programma Bestuur en organisatie

Kosten- en opbrengstsoorten Begroting 2020, inclusief begrotingswijzigingen Prognose 2020 Afwijking
Externe kosten € 14.503.000 € 14.838.326 € -335.326
Externe opbrengsten € -3.397.000 € -3.767.925 € 370.925
Personeelskosten € 14.788.000 € 14.818.000 € -30.000
Rente en afschrijving € 3.583.500 € 3.500.000 € 83.500
Netto kosten programma bestuur en organisatie € 29.477.500 € 29.388.401 € 89.099

Toelichting exploitatiekosten programma Bestuur & organisatie

Externe kosten:

Naar aanleiding van de monitor mei is € 731.000 ,- voor de kosten van de Omgevingswet, het documentenatelier en oud archief gewijzigd in de begroting 2020 en de prognoses 2020. Dit bedrag veroorzaakt nu geen verschillen meer. Daarnaast zijn er extra kosten (€ 100.000,- N) voor het Waterschapshuis.
In verband met corona is er sprake van extra kosten voor ontsmettings- en beschermingsmiddelen voor een bedrag van € 49.000,- (N).
Het jaarrekeningresultaat 2019 van SaBeWa levert een voordeel op van € 65.000,- (V).
De kosten voor juridische ondersteuning worden met € 200.000,- (N) overschreden. Dit is met name het gevolg van de procedures in het kader van de erfpachten Zoutelande. Het vorig jaar uitgebrachte deskundigenrapport bleek geen basis te zijn om overeenstemming te bereiken met de individuele erfpachters.  Momenteel wordt in 13 afzonderlijke zaken geprocedeerd voor het Gerechtshof.
Het magazijn De Griete dient gesloopt te worden, hiermee is voor € 39.000,- (N) aan kosten gemoeid. Reden voor de sloop is dat het ontstaan van extra vrijkomend terrein gunstiger voor de bedrijfsvoering wordt geacht dan verkoop van het gebouw, dat al enige tijd niet meer in gebruik is.
Er is een bedrag van € 47.000,- (N) extra benodigd voor opdracht aan WiBo in verband met zonnepanelen.
Voor de implementatie van de Omgevingswet is een aanvullend bedrag benodigd van € 99.000,- (N). Hier staat bij de externe opbrengsten een subsidie voor hetzelfde bedrag tegenover.

Externe opbrengsten:

De opbrengst verkoop grond is ruim € 300.000,- (V) hoger ingeschat dan begroot. Daarnaast is er een lagere opbrengst van € 27.000,- (N) voor de dienstverleningovereenkomst Sabewa ivm de financiele beleidwerkzaamheden die Sabewa in eigen beheer uitvoert. Voor de aanvullende kosten voor de implementatie van de Omgevingswet (zie kostenkant) wordt een subsidie ontvangen van € 99.000,- (V). Daarnaast zijn er nog enkele kleinere voor- en nadelige afwijkingen voor in totaal circa € 1.000,- (N).

Personeelslasten:

Er is per saldo een nadeel van € 30.000,- (N). Dit wordt veroorzaakt door extra inhuur op het gebied van inkoopondersteuning, omgevingswet en juridische ondersteuning (i.v.m. zwangerschapsverlof). Dit kan grotendeels worden gecompenseerd doordat vacatures niet direct kunnen worden opgevuld.

Rente en afschrijving:

Bij het opstellen van de begroting is een inschatting gemaakt van de eind 2019 afgeronde projecten waarvan de 1e afschrijving in 2020 plaatsvindt. Doordat de werkelijke boekwaarde lager is dan de inschatting bij de begroting, vallen de afschrijvingen in 2020 lager uit. Op basis van de monitor van september is een berekening gemaakt van de afschrijving, welke € 76.500,- (V) lager uitvalt dan begroot.  Aan rentekosten is een voordeel van € 7.000,- (V) opgenomen.

Risico’s en ontwikkelingen:

Corona: De coronacrisis heeft invloed op de kosten in zowel positieve als negatieve zin. Mogelijk is er minder minder belastingopbrengst uit zuiveringsheffing door onder andere eventuele failissementen. Met name de ontwikkeling m.b.t. het al dan niet uitkeren van dividend kan van invloed zijn. Reguliere werkzaamheden en projecten worden soms niet of op een andere wijze uitgevoerd. Dit kan zowel kostenverhoging als kostenverlaging tot gevolg hebben. Het uiteindelijke effect van dit alles is nog niet voorspelbaar.

Organisatieontwikkeling: De organisatieontwikkeling leidt ertoe dat er mogelijk tijdelijk minder inzicht en/of grip is op de werkzaamheden en uitgaven van het waterschap. De voortgang wordt bemoeilijkt door de diverse verschuivingen in functies/rollen, waardoor werkzaamheden anders verdeeld moeten worden en op onderdelen onder druk staan.

Bestuurlijke handhaving: De dienstverleningsovereenkomst is gewijzigd, waardoor de minimale bijdrage aan de RUD is vastgelegd. Overige bijkomende uitgaven betreffen werkelijk geleverde diensten, welke nog niet bekend zijn. Daarnaast loopt een onderzoek naar een pilot voor uitwisseling van data. Onduidelijk is of hier nog extra diensten voor worden geleverd.

Calamiteitenzorg en crisisbeheersing: Door het wegvallen van de beleidsmedewerker crisisbeheersing is er geen overdracht geweest en is niet duidelijk wat nu wel en niet goed geregeld is binnen ons waterschap op het gebied van calamiteitenzorg en crisisbeheersing. Om dit overzicht op korte termijn te kunnen verkrijgen (o.a. gelet op taken ihkv de "Zorgplicht WK" en andere wettelijke taken), wordt ingezet op inhuur van kennis en ervaring op dit gebied,

Sabewa Zeeland: De bestuursrapportage over de periode januari tot en met juli 2020 laat met betrekking tot de bedrijfsvoering een negatief resultaat zien van circa  € 90.000,-. Op basis van de vastgestelde verdeelsleutels komt een deel, afhankelijk van de verdere ontwikkeling over 2020, voor onze rekening. Gezien het feit dat een deel van het resultaat wordt veroorzaakt door lagere invorderingskosten, waarin het waterschap een groot aandeel in de verdeelsleutel heeft, zal dit negatieve reusltaat mogelijk voor een aanzienlijk deel aan het waterschap worden toegerekend.

Toelichting investeringen programma Bestuur & organisatie

Algemeen:

De werkzaamheden zijn (met alle veiligheidsmaatregelen) voortgezet. Op dit moment is er nog geen sprake van projecten die als gevolg van de Coronamaatregelen een grote vertraging vertonen. Afhankelijk van de duur van de Coronacrisis worden (niet in te schatten) vertragingen (bouw peilboot) verwacht. Als gevolg van doorschuivingen in kasritme en verschuivingen van investering naar de exploitatie, loopt het investeringsvolume van 2020 met ca € 3 miljoen terug naar € 3,05 miljoen.

 

Risico's en ontwikkelingen:

Corona: Zoals uit de monitor blijkt gaan de werkzaamheden ondanks de Coronacrisis zoveel mogelijk door. Indien de crisis echter nog langer aan zal houden, dan is de verwachting dat er toch vertragingen binnen meerdere projecten zichtbaar zullen worden. Zo zijn er momenteel lange leverantietijden die gevolgen kunnen hebben voor de bouwtijd voor de nieuwe peilboot. Voor de leverantie van auto's geldt dit niet meer.

Peilboot Meermin III: De vooroevers van de waterkeringen in Zeeland worden jaarlijks door het waterschap in 3D gemeten. Vanuit de ingewonnen gegevens wordt de stabiliteit van de vooroever bepaald en eventuele werken voorbereid. De metingen worden uitgevoerd met de peilboot van het waterschap, de Meermin III. De bestaande peilboot is sterk verouderd en aan vervanging toe. Naar aanleiding van de eerste aanbesteding is in de algemene vergadering van 2 april 2020 is een aanvullend krediet beschikbaar gesteld van € 400.000,-. Op basis van de tegenvallende inschrijvingen van de tweede aanbesteding is het de bedoeling een onderhandelingsprocedure op te starten

Afwijkingen in krediet en/of planning waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

PRJ 1487 Verv.centr.warmte/koude voorz.M'burg: De verwachte besteding voor 2020 is bijgesteld van € 650.000,- naar € 180.000,-. Kasritme is aangepast als gevolg van een gezamenljke aanbesteding met gemeente Middelburg te annuleren wegens te hoge kosten aanbieder. Besloten is aanbesteding door te schuiven naar 2025, en nu slechts de kritische delen van de installatie te vervangen. Dit betreffen de regelkasten en het gebouwbeheerssysteem in kantoor Middelburg (ongeveer € 180.000,-). Deze kunnen vervangen worden binnen het bestaande onderhoudscontract met huidige leverancier. Om overlast in kantoor te voorkomen is ervoor gekozen het installatiedeel wat zich boven de plafonds bevindt (naregelingen en servomotoren) later te vervangen en hiervoor geld te reserveren in de komende jaren (2021, 2022 en 2023 jaarlijks gemiddeld ongeveer € 105.000,-). Voorgesteld wordt om de geplande technische afronding te verschuiven van 2020-08 naar 2023-12.

 

Prestatieboom Dienstverlening en draagvlak

Strategisch effect Dienstverlening en draagvlak

Tactische doelstellingen Dienstverlening en draagvlak

Dienstverlening en draagvlak

We hechten veel waarde aan een goede relatie met inwoners en bedrijven. We informeren en betrekken hen in een vroeg stadium.

In onze dienstverlening voldoen we aan de servicenormen van de Unie van Waterschappen.

Het huidige kwijtscheldingsbeleid zetten we voort.

We blijven streven naar duidelijke en eenvoudige regelgeving

O
Tevredenheid over het klantcontact

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 6,8 - - -
2020 - 7,1 7,4 6,3

Vergunningaanvragen en bezwaren afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%)

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

Betreft het gemiddelde van vergunningaanvragen en bezwaren. Voor vergunningen wordt de norm niet gehaald (95%). Er is sprake van een toename van het aantal aanvragen. Daarnaast zijn er knelpunten in de capaciteit door interne veranderingen en de komst van de omgevingswet. Dit wordt meegenomen in het VTH verbetertraject.

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 87 - - -
2020 - 97 97 98

Prestatieboom Medewerkers

Strategisch effect Medewerkers

Tactische doelstellingen Medewerkers

Medewerkers

We hebben specifiek aandacht voor de medewerkers van het waterschap. Zij zijn de ogen en oren van het waterschap en onze ambassadeurs. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbestendig personeelsbeleid.

O
Medewerkertevredenheid en -betrokkenheid

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid. De mate van tevredenheid en betrokkenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor:

N.v.t. (PI en onderzoek hiernaar volgen in 2021)

Periode Realisatie vorig jaar Doelstelling 31-12
2019 7,1 -
2020 - 0

Ziekteverzuim (%)

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid.

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht:

Verhoogd verzuim voornamelijk door langdurend verzuim.

 

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 4,7 - - -
2020 - 5,77 4,45 4

Prestatieboom Faciliteiten

Strategisch effect Faciliteiten

Tactische doelstellingen Faciliteiten

Fysieke werkomgeving

We onderzoeken wat de kosten en baten zijn van het aanhouden van twee hoofdkantoren.

R
Medewerkertevredenheid over fysieke werkomgeving

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn. De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

 

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 0 - - -
2020 - 0 7,5 7,5

Ongevallen met verzuim

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn.Op onze werkvloer doen zich geen ongevallen voor die leiden tot verzuim.

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht

Er hebben twee ongerelateerde incidenten plaatsgevonden, allebei ten gevolge van een valpartij.  Beide gevallen zijn onderzocht (waarvan 1 tevens door de Inspectie SZW). De conclusie is dat deze ongevallen plaatsvonden door een ongelukkige samenloop van omstandigheden waarbij de werkgever niets te verwijten valt.

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 1 - - -
2020 - 2 2 0

Zo gaan we dat doen

Digitale werkomgeving

Digitalisering en informatie blijven we ontwikkelen om het werk goed uit te voeren. We volgen in beginsel landelijke standaarden en systemen.

We voldoen aan de wettelijke eisen voor informatieveiligheid, archivering en privacy. Focus op waar de risico’s het grootst zijn.

G
Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)

In 2023 voldoet onze digitalisering aan de Baseline Basis op orde van de Unie van Waterschappen. We voldoen hiermee aan de maatschappelijke verwachtingen van een moderne overheid.

Opmerking monitor:

Voortgang is op dit moment nog niet in % weer te geven. Er wordt gewerkt aan een structuur om het belang van informatie en dan met name het eigenaarschap/verantwoordelijkheid goed te beleggen in samenhang met de verschuivingen in de organisatie/capaciteitsproblemen (resultaatcoördinator Faciliteren, Beheren, Bewaken en Ondersteunen, Chief Information Officer). Er is inmiddels een I-platform ingericht voor o.m. de implementatie van acties.

Periode Realisatie vorig jaar Doelstelling 31-12
2019 10 -
2020 - 20

Baseline informatieveiligheid Overheid geïmplementeerd (%)

Scheldestromen streeft er naar om ook de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde te hebben met focus op de organisatieonderdelen en processen waar de risico's het grootst zijn. Dit doen we door onze netwerkomgeving en procedures in te richten volgens de richtlijnen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Baseline Informatieveiligheid, BIO).

Opmerking monitor:

Loopt op zich (onderdeel mbt awareness is opgestart, betreft 6 vd 14 maatregelen voor 2020).

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 10 - - -
2020 - 12 15 20

Medewerkertevredenheid over digitale werkomgeving

De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

 

Periode Realisatie vorig jaar Realisatie mei Realisatie september Doelstelling 31-12
2019 0 - - -
2020 - 0 8,1 7,5

Zo gaan we dat doen

Prestatieboom Democratisch en rechtmatig

Strategisch effect Democratisch en rechtmatig

Tactische doelstellingen Democratisch en rechtmatig

Democratisch en rechtmatig

Waterschap Scheldestromen blijft een zelfstandig waterschap.

Het waterschap is een functionele democratie waarvan de geborgde zetels een onderdeel zijn van het waterschapsbestuur.

Transparantie en verantwoording zijn leidende begrippen. We zijn transparant over kosten en prestaties en blijven onszelf verbeteren. Onder andere door tussentijdse monitoring en deelname aan bedrijfsvergelijkingen van de Unie van Waterschappen.