Programma Bestuur en Organisatie

Totaal Programma Bestuur en Organisatie

Overzicht prestaties programma Bestuur en Organisatie

Programma Groen (Op schema van gestelde doel) Oranje (>80 en <100 procent op schema van het gestelde doel) Rood (<80 procent van het gestelde doel)
Bestuur en Organisatie 5 4 0
Prestaties met afwijkingen % score op digitale volwassenheid: De norm in de strategienota was gebaseerd op een landelijke onafhankelijke meting door de Unie van waterschappen op 9 concrete doelen. Die meting wordt sinds 2017 niet meer uitgevoerd. De score voor ons waterschap over 2017 bedroeg 76%. De Unie van waterschappen heeft in 2018 voor de waterschappen 20 nieuwe minimale ambities samengevat in de Baseline Basis op Orde, waarvoor een landelijke monitoring wordt voorbereid. Het is de bedoeling deze nieuwe landelijke monitor als basis te gaan hanteren en richting de nieuwe strategienota is dit meegenomen.
Facturen waarvoor een bestelling/verplichting is vastgelegd (o.b.v. jaargemiddelde): Het verbeteren van het vastleggen van orders (=verplichtingen) zal ook in 2019 de aandacht hebben. In overleg met de afdelingen worden er, bij het bespreking van de spendanalyses, verbeteringen doorgevoerd. We streven er naar alle bestellingen als order te registreren. Opgemerkt moet worden dat een 100% score niet het einddoel is omdat er niet aan alle facturen die we ontvangen een bestelling ten grondslag ligt.
Score op volwassenheidsniveau digitale veiligheid: De uitkomst blijft iets achter ten opzichte van de prognose. Wel ligt hij volledig op één lijn met de andere waterschappen. Uit de in 2017 uitgevoerde landelijk BIWA-audit is door de auditor een inschatting gedaan dat de volwassenheid binnen de sector zit tussen niveau 2 en 3. De stijgende lijn zet zich door. Om uiteindelijk te kunnen groeien naar de gewenste volwassenheid van niveau 4 (de doelstelling voor eind 2019), is het onder meer nodig om informatiebeveiliging verder in de bedrijfsprocessen te verankeren en duidelijk het eigenaarschap per bedrijfsproces te benoemen.
% Ziekteverzuim (exclusief zwangerschap): Het verzuimpercentrage blijft op ongeveer hetzelfde niveau als in de vorige monitor.

Exploitatiekosten programma Bestuur en organisatie

Kosten- en opbrengstsoorten Begroting 2019, inclusief begrotingswijzigingen Prognose 2019 Afwijking
Externe kosten € 12.883.391 € 13.877.220 € -993.829
Externe opbrengsten € -3.467.200 € -3.502.980 € 35.780
Personeelskosten € 14.117.290 € 14.098.000 € 19.290
Rente en afschrijving € 3.451.011 € 3.422.000 € 29.011
Netto kosten programma bestuur en organisatie € 26.984.492 € 27.894.240 € -909.748

Toelichting exploitatiekosten programma Bestuur & organisatie

Externe kosten:

De jaarrekening over 2018 van het Waterschapshuis valt evenwel € 112.000,- voordelig uit (V). Dit als gevolg van door omstandigheden vertraagde maar tevens goedkoper uitgevoerde werkzaamheden. Voor assetmanagement wordt met een deel van de initiatieven aangesloten bij de lopende organisatieontwikkeling waardoor er verschuiving in de tijd is (€ 25.000,-) (V) (leidt tot een lagere onttrekking uit bestemmingsreserve assetmanagement – zie onderdeel “reserves”). De kosten voor innovatie vallen € 30.000,- lager uit (V) over 2019 (leidt tot een lagere onttrekking uit bestemmingsreserve innovatie – zie onderdeel “reserves”). Er zijn minder uitgaven voor onderhoud nodig aan de kantoren in Middelburg en Terneuzen dan waarmee gemiddeld jaarlijks rekening wordt gehouden in de begroting (€ 126.000,-) (V). Het in de programmabegroting opgenomen bedrag onvoorzien van € 80.000,- (V) wordt als dekking ingezet om de overschrijdingen te compenseren. Als gevolg van de aanpassing van het onderhoudscontract vallen de onderhoudskosten voor het materieel hoger uit (€ 44.000,-) (N). Conform de eerste begrotingswijziging vallen de kosten voor het Waterschapshuis € 176.000,- (N) hoger uit. Voor het inrichten van de nieuwe projectenruimte in het hoofdkantoor Middelburg worden in totaal voor € 190.000,- (N) extra kosten gemaakt. Als gevolg van onder andere hogere brandstofkosten en benodigde inhuur auto’s vanwege lange levertijden van auto’s vallen de kosten voor auto’s € 90.000,- hoger uit (N). Er wordt een vooraf onvoorzien bedrag van € 30.000,- (N) bijgedragen aan STOWA i.v.m. een kennisimpuls waterkwaliteit. Voor de aangroei van pensioen DB-leden wordt een bedrag van € 140.000,- (N) uitgegeven, dat niet in de begroting was meegenomen. De kosten van de verzekeringspremie vallen hoger uit op basis van de daadwerkelijke aanbesteding (€ 50.000,-) (N). De kosten voor de bijstand door advocaten in enkele lopende procedures vallen hoger uit dan begroot (€ 100.000,-) (N), deze kosten vallen moeilijk is te schatten en zijn afhankelijk van het aantal en het soort procedures. De kosten voor de advisering rond het zoetwaterdossier en de taxatiekosten voor verschillende doeleinden vallen hoger uit (per saldo € 50.000,-) (N). Het nadelige saldo SaBeWa 2018 en de overige gevolgen uit de eerste begrotingswijziging 2019, zoals onder andere een verhoging van de kosten op basis van de nieuw afgesloten dienstverleningsovereenkomst tussen het waterschap en SaBeWa (€ 201.000,-) (N). Uit de 2e bestuursrapportage van SaBeWa blijkt dat er rekening moet worden gehouden met extra kosten van € 45.000,- (N). Er is extra ondersteuning nodig voor de begeleiding van aanbestedingen (€ 30.000,-) (N). Er zijn meer licenties benodigd op het gebied van automatisering (€ 45.000,-) (N). Daarnaast zijn er diverse overige posten die met name kleinere nadelige afwijkingen laten zien voor in totaal € 176.000,- (N).

 

Externe opbrengsten:

De nieuw af te sluiten dienstverleningsovereenkomst met Sabewa resulteert in hogere opbrengsten voor ICT en huisvesting facilitair € 74.000,- (V). Op basis van het nieuwe convenant en een positieve bijstelling ten opzichte van de monitor van september 2019 valt de erfpacht lager uit (€ 9.000,-) (N). Daarnaast zijn er nog een aantal kleinere voordelige en nadelige afwijkingen voor in totaal € 29.000,- (N).

 

Personeelslasten:

Een voordeel van per saldo € 19.000,- (V). Er zijn extra kosten voor het inhuren van personeel, dit kan worden gecompenseerd omdat er nog diverse vacatures nog niet zijn ingevuld in 2019.

 

Rente en afschrijving:

De rentekosten zijn € 41.000,- (V) lager doordat er eind 2018 twee geldleningen zijn afgesloten tegen een lager rentepercentage dan begroot. Ook is er rekening gehouden met een voordeel op de nog af te sluiten geldlening in het 4e kwartaal 2019. De afschrijvingskosten vallen € 12.000,- (N) hoger uit. 

 

Risico’s en ontwikkelingen:
In 2015 heeft het waterschap beroep aangetekend bij het Gerechtshof Den Bosch. Daarbij is verzocht een deskundigenonderzoek te laten uitvoeren. In augustus 2016 heeft het Gerechtshof de aan de deskundigen voor te leggen vragen geformuleerd, die vooral betrekking hadden op de uitgevoerde taxaties, de grondwaarde en de canongrondslag. Bij beschikking van 20 juli 2017 heeft het Gerechtshof de deskundigen benoemd. Door omstandigheden is de commissie van deskundigen pas in 2018 van start gegaan met de werkzaamheden. In juni 2019 heeft de commissie haar adviezen uitgebracht. De uitgebrachte adviezen van de commissie worden momenteel bestudeerd.

Toelichting investeringen programma Bestuur & organisatie

Algemeen

Binnen het programma Bestuur en Organisatie is de prognose na afronding circa € 2,0 miljoen lager dan begroot. Als gevolg van een organisatorisch meer efficiënte keuze wordt niet een deel van de te vervangen vloerbedekking doorgeschoven naar 2020, maar de gehele vervanging (€ 0,5 miljoen). Daarnaast is de bouw van de peilboot verder vertraagd, omdat er voor gekozen is om nader onderzoek te laten plaatsvinden met betrekking tot de uitkomsten van de aanbesteding (€ 1,0 miljoen). Bij het vervangen van de warmte/koude voorziening kantoor Middelburg wordt niet een deel, maar de gehele investering doorgeschoven naar 2020 omdat er voor gekozen is om nader onderzoek te laten plaatsvinden met betrekking tot de uitkomsten van de aanbesteding (€ 0,5 miljoen). Er wordt een onderzoek binnen de samenwerking gladheidbestrijding uitgevoerd naar de verdere werkwijze. Afhankelijk van de uitkomsten wordt duidelijk welk gevolgen dit zal hebben voor de aanschaf van het materieel voor de gladheidsbestrijding. Eventuele aanschaf is om die reden doorgeschoven naar 2021 (€ 0,3 miljoen). Er loopt een onderzoek naar de verdere insteek van de digitalisering van documenten waardoor de bijbehorende investering doorschuift naar 2020 (€ 0,3 miljoen). Anderzijds is de aanschaf van een aantal nieuwe auto’s doorgeschoven van 2018 naar 2019 en is er sprake van een verhoging van het krediet in 2019 om eerder te bestellen als gevolg van de levertijd en modelwisseling (€ 0,6 miljoen).

 

Risico's en ontwikkelingen:

Niet van toepassing.

 

Afwijkingen in krediet en/of planning waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden:

Niet van toepassing.

Prestatieboom Draagvlak

Strategisch effect Draagvlak

Tactische doelstellingen Draagvlak

Zichtbaarheid & waterbewustzijn

Het belang van het waterschap(swerk) wordt op relevante momenten duidelijk en herkend door de Zeeuwse burger en andere belanghebbenden. Zij zijn zich er van bewust dat (water)veiligheid, schoon en voldoende water niet vanzelfsprekend zijn.

Zo gaan we dat doen

Ruimte voor participatie

Betrokken partijen krijgen waar mogelijk de ruimte om (vrijwillig) in besluitvorming en/of uitvoering van werkzaamheden een verantwoordelijkheid te nemen voor het gezamenlijke belang.

Prestatieboom Adequate externe dienstverlening

Strategisch effect Adequate externe dienstverlening

Tactische doelstellingen Adequate externe dienstverlening

Bereikbaarheid en aanspreekbaarheid

We zijn bereikbaar en aanspreekbaar. We communiceren bij de uitvoering van onze taken tijdig en duidelijk naar alle betrokkenen. Burgers, bedrijven en organisaties met (aan)vragen, meldingen en klachten zijn we tijdig van dienst.

--

Zo gaan we dat doen

Werken als één organisatie

Werken als één organisatie die naar buiten toe met één mond spreekt (1 vraag = 1 antwoord) waarbij medewerkers rekening houden met alle waterschapsbelangen en inwoners niet belasten met onze organisatiestructuur.

Prestatieboom Onze medewerkers

Strategisch effect Onze medewerkers

Tactische doelstellingen Onze medewerkers

Het gaat goed met de medewerkers

Het gaat geestelijk, lichamelijk, en sociaal goed met medewerkers, wat wordt bevorderd door een goede balans werk-privé, een optimale fysieke werkomgeving (zie hieronder bij volgende doelstelling) en een cultuur van sociale veiligheid. 

O
Percentage Ziekteverzuim (exclusief zwangerschap)

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

 

Het verzuimpercentrage blijft op ongeveer hetzelfde niveau als in de vorige monitor.

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 5,63 5,52 4,5 4,6 4 -
2018 - - - - - 4,29

Prestatieboom Adequate interne faciliteiten

Strategisch effect Adequate interne faciliteiten

Tactische doelstellingen Adequate interne faciliteiten

Fysieke werkomgeving

Optimale fysieke werkomgeving (op kantoor, steunpunten, rwzi's. thuis, in dienstauto, op materieel en in het veld) voor het uitvoeren van werkzaamheden die veilig is (minimaal voldoet aan de wettelijke eisen), bijdraagt aan een blijvend goede gezondheid en het welzijn van medewerkers.

--

Zo gaan we dat doen

ICT-Systemen op orde

Het (tijd- en plaatsonafhankelijk) uitvoeren van processen wordt ondersteund doordat medewerkers zijn ontzorgd met hardware en software met een goede beschikbaarheid en in staat zijn gesteld dit goed te gebruiken.

O
Percentage score op digitale volwassenheid

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

 

De norm in de strategienota was gebaseerd op een landelijke onafhankelijke meting door de Unie van waterschappen op 9 concrete doelen. Die meting wordt sinds 2017 niet meer uitgevoerd. De score voor ons waterschap over 2017 bedroeg 76%. De Unie van waterschappen heeft in 2018 voor de waterschappen 20 nieuwe minimale ambities samengevat in de Baseline Basis op Orde, waarvoor een landelijke monitoring wordt voorbereid. Het is de bedoeling deze nieuwe landelijke monitor als basis te gaan hanteren en richting de nieuwe strategienota is dit meegenomen.

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 76 76 76 76 80 -
2018 - - - - - 76

Informatie op orde

Gegevens over de eigenschappen en staat van bedrijfsmiddelen (assets) zijn eenduidig en centraal vastgelegd, actueel, digitaal toegankelijk en bruikbaar in de processen.

Zo gaan we dat doen

Veiligheid van informatie en systemen op orde

Een transparante overheid zijn die zorgvuldig met informatie omgaat en daarmee tenminste voldoet aan wetgeving en landelijke afspraken waaraan het waterschap zich heeft gecommitteerd.

O
Score op volwassenheidsniveau digitale veiligheid

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

 

De uitkomst blijft iets achter ten opzichte van de prognose. Wel ligt hij volledig op één lijn met de andere waterschappen. Uit de in 2017 uitgevoerde landelijk BIWA-audit is door de auditor een inschatting gedaan dat de volwassenheid binnen de sector zit tussen niveau 2 en 3. De stijgende lijn zet zich door. Om uiteindelijk te kunnen groeien naar de gewenste volwassenheid van niveau 4 (de doelstelling voor eind 2019), is het onder meer nodig om informatiebeveiliging verder in de bedrijfsprocessen te verankeren en duidelijk het eigenaarschap per bedrijfsproces te benoemen.

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 3,2 3,2 3,2 3,2 4 -
2018 - - - - - 2,9

Zo gaan we dat doen

Prestatieboom Basis voor goed functionerende democratische overheid

Strategisch effect Basis voor een goed functionerende democratische overheid

Rechtmatig en democratisch

Het is geborgd dat de organisatie rechtmatig en getrouw haar taken uitvoert en besluiten neemt. Het bestuur krijgt tijdig de informatie en ondersteuning die bijdragen aan het goed uitvoeren van haar democratische taken.

G
Goedkeurende accountantsverklaring i.r.t. getrouwheid en rechtmatigheid

De prestatie kan nog niet gemeten worden, dit volgt in de eerste helft van 2020

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 0 0 0 0 100 -
2018 - - - - - 100

Zo gaan we dat doen

Tactische doelstellingen Basis voor een goed functionerende democratische overheid

Rechtmatigheid

In relatie tot de gehouden aanbestedingen. Een getrouwe en rechtmatige weergave van de baten, lasten, activa en passiva. Baten, lasten en balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen.

Inzicht en informatie

De organisatie heeft inzicht in exploitatie, investeringen en prestaties en de bijbehorende risico's. Het bestuur krijgt tijdig de informatie die zij nodig heeft om haar sturende en controlerende taak goed uit te voeren.

O
Facturen waarvoor een bestelling/verplichting is vastgelegd (o.b.v. jaargemiddelde)

Onderstaande prestatie heeft een Oranje stoplicht

 

Het verbeteren van het vastleggen van orders (=verplichtingen) zal ook in 2019 de aandacht hebben. In overleg met de afdelingen worden er, bij het bespreking van de spendanalyses, verbeteringen doorgevoerd. We streven er naar alle bestellingen als order te registreren. Opgemerkt moet worden dat een 100% score niet het einddoel is omdat er niet aan alle facturen die we ontvangen een bestelling ten grondslag ligt.

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 69 71 73 73 80 -
2018 - - - - - 63

Prestatieboom Opbrengsten uit eigendommen

Strategisch effect Opbrengsten uit eigendommen

Tactische doelstellingen Opbrengsten uit eigendommen

Prestatieboom overig

Overige prestaties

G
Exploitatie 0 0 0
Percentage van de afgeronde projecten dat maximaal 6 maanden na de geplande datum (o.b.v. begrotingsplan) technisch gereed is

-

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 100 100 100 100 85 -
2018 - - - - - 90

Percentage van de technisch afgeronde projecten dat is gerealiseerd is binnen het budget, of met minder dan 10% overschrijding van het budget (o.b.v. oorspronkelijk door de AV verleend krediet)
-
Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 100 100 100 100 90 -
2018 - - - - - 92

Percentage van het geplande investeringsvolume gerealiseerd (monitor investeringen)

-

Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 13 22 57 72 90 -
2018 - - - - - 86

Percentage van het inkoopvolume dat duurzaam wordt ingekocht
-
Periode Realisatie april Realisatie juni Realisatie september Realisatie november Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2019 100 100 100 100 100 -
2018 - - - - - 100