Programma Bestuur en Organisatie

Totaal Programma Bestuur en Organisatie

Overzicht prestaties programma Bestuur en Organisatie

Kwantitatief en kwalitatief gezien staat programma Bestuur en Organisatie (B&O) nu, maar ook de komende jaren, voor een enorme uitdaging. Deze uitdaging wordt veroorzaakt door de organisatieontwikkeling en door allerlei extra, nieuwe werkzaamheden vanuit maatschappelijke ontwikkelingen en bestuurlijke ambities. Hierbij kan worden gedacht aan zaken als de digitalisering, infomatiebeveiliging en de omgevingswet. Dit leidt er toe dat met minder formatie meer en ander werk moet worden gedaan. Mede door instroom, doorstroom, uitstroom en verzuim is momenteel niet alle kennis en kunde aanwezig voor het uitvoering van deze werkzaamheden. Daarnaast hebben we te maken met een krappe arbeidsmarkt. Er is aandacht nodig voor de huidige draagkracht en draaglast van collega's die zo goed en zo kwaad als het gaat proberen het beste ervan te maken. Deels wordt de oplossing gezocht in het bij-/omscholen van medewerkers gericht op nieuwe kennis én nieuwe competenties, maar anderzijds is extra capaciteit, al dan niet tijdelijk, hard nodig.

Programma Groen (Op schema van gestelde doel) Oranje (>80 en <100 procent op schema van het gestelde doel) Rood (<80 procent van het gestelde doel)
Bestuur en Organisatie 7 2 2
Prestaties met afwijkingen Ziekteverzuim (%)
Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)

Exploitatiekosten programma Bestuur en organisatie

Kosten- en opbrengstsoorten Begroting 2021, inclusief begrotingswijzigingen Prognose 2021 Afwijking
Externe kosten € 14.243.000 € 14.521.100 € -278.100
Externe opbrengsten € -3.404.000 € -3.734.500 € 330.500
Personeelskosten € 15.853.000 € 15.853.000 € 0
Rente en afschrijving € 3.525.000 € 3.626.000 € -101.000
Netto kosten programma bestuur en organisatie € 30.217.000 € 30.265.600 € -48.600

Toelichting exploitatiekosten programma Bestuur & organisatie

Externe kosten:

Als gevolg van uitgestelde werken in 2020 is een bedrag van € 458.000 (N) opgenomen, bestaande uit onder andere € 98.000 voor automatisering, € 145.000 voor implementatie van de omgevingswet en 200.000 voor organisatie beleid- en beheer. Deze bedragen zijn opgenomen in de eerste begrotingswijziging. Hiervoor wordt bij de besluitvorming over de jaarrekening 2020 een bestemmingsreserve gevormd. De onttrekking van deze extra middelen uit de bestemmingsreserve verloopt via het onderdeel "Reserves". Exclusief het uitgesteld werk zijn de verwachte extra kosten € 179.900 (V) lager. Hoofdzakelijk veroorzaakt doordat voor de aanschaf van automatiseringsmiddelen in 2021 een storting in een voorziening was geraamd van € 350.000,- (V). Omdat dit volgens de voorschriften niet is toegestaan zal deze storting niet plaatsvinden en is de aanschaf van automatiseringsmiddelen opgenomen als investering in het MIP en zal deze ter zijner tijd in de Programmabegroting worden opgenomen.


Exclusief het uitgesteld werk zijn de verwachte extra kosten € 179.900 lager. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door het vervallen van de toevoeging aan de voorziening voor aanschaf hardware ad € 350.000. Hiertegenover staan diverse hogere verwachte kosten voor in totaal € 170.100.

Externe opbrengsten:

De opbrengsten zullen naar verwachting € 330.500 hoger zijn. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een hogere opbrengst uit eigendommen (o.a. erfpachten). Totaal verwacht saldo programma bestuur en organisatie (exclusief uitgesteld werk) € 510.400 (V).

Personeelslasten:

Het waterschap staat op het gebied van personeelsformatie voor grote uitdagingen. Die worden veroorzaakt doordat er enerzijds vanuit nieuwe bestuurlijke ambities extra taken en nieuwe werkzaamheden worden toegevoegd aan de reeds bestaande werkzaamheden en projecten, waardoor meer en ander werk moet worden verzet. Anderzijds is momenteel niet alle kennis en kunde aanwezig voor de uitvoering van deze extra en nieuwe taken en wordt er vanuit de organisatieontwikkeling een andere manier van werken gevraagd. Deels wordt de oplossing gezocht in het bij-/omscholen van medewerkers gericht op nieuwe kennis én nieuwe competenties, maar anderzijds blijft ook dan extra capaciteit hard nodig.

Voor de salariskosten kan er een voordeel ontstaan omdat geregeld blijkt dat vacatures lastig invulbaar zijn wegens krapte op de arbeidsmarkt, met name als het om (civiel) technici gaat en specialisten op watergebied. Dat vormt een reëel risico op het kunnen vinden van de juiste mensen. Gelet op de grote uitdagingen zal het daardoor steeds vaker nodig zijn dat tijdelijk ingehuurd moet worden om doelstellingen te kunnen halen. Er wordt aan gewerkt om dit goed inzichtelijk krijgen voor de komende tijd, zodat de juiste keuzes gemaakt kunnen worden om genoemde uitdagingen goed het hoofd te bieden.

Rente en afschrijving:

Bij het opstellen van de begroting is een inschatting gemaakt van de eind 2020 afgeronde projecten waarvan de 1e afschrijving in 2021 plaatsvindt. Voor een aantal projecten was nog geen afschrijving begroot. Omdat deze projecten inmiddels volledig of voor 75% gereed zijn, zijn de kapitaalasten nu wel meegenomen in de prognose.

Risico’s en ontwikkelingen:

In het hoofdkantoor van Middelburg worden als gevolg van lekkage de boilers mogelijk eerder vervangen, waarbij gelijktijdig verduurzaming zal plaatsvinden (elektrische boilers). Afhankelijk van de omvang van de kosten wordt dit mogelijk een investering.

In verband met de nog te maken keuzen omtrent het wagenpark, bestaat het risico dat de geplande aanbesteding niet tijdig afgerond zal zijn. Bij lease ten opzichte koop zijn er andere voorwaarden van toepassing, in dat geval zal daarom een externe partij adviserende partij betrokken worden om de kwaliteit te van de aanbesteding te waarborgen.

Afwijkingen waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden:

-

Toelichting investeringen programma Bestuur & organisatie

Algemeen:

Afgelopen najaar heeft de aanbesteding plaatsgevonden voor het vervangen van de vloerbedekking in de kantoren Middelburg en Terneuzen. Eind 2020 is de opdracht gegund. Aangezien de kantoren als gevolg van Corona momenteel beperkt zijn bemand, is vanuit efficiency/geen overlast/verzoek om werken naar voren te halen, besloten om de scope voor kantoor Terneuzen uit te breiden en de gehele vloerbedekking in dat kantoor direct mee te nemen. Aan de AV wordt via de bestuursmonitor verzocht om het huidige krediet van 500 k met € 105 k op te hogen. Het project wordt dit jaar afgerond.

Bij de aanschaf van tractiemiddelen is het waterschap met de huidige contractvormen voor 5 jaar gebonden aan trekkers. In verband met onderzoek naar optimalisatie van de buitendienst kunnen we dit jaar nog niet vaststellen of dat de juiste keuze is. De investering kan echter niet vervallen, maar zal worden doorgeschoven naar 2022. Dan is er meer duidelijk over het genoemde onderzoek. Voor de aanschaf van 2 extra dienstauto's is extra krediet benodigd. Het vrijgegeven krediet vanuit PRJ1418 is namelijk gebaseerd op het vervangen van dienstauto's en gaat niet uit van uitbreiding van het huidige wagenpark (extra auto's). Daarnaast is er sprake van vervroegde vervanging van auto's (dit wordt gecompenseerd op het budget van 2022).

Kansen, risico's en ontwikkelingen

Ontwikkelingen

Als gevolg van het doorlopen van de processen planvorming en projectrealisatie komt er steeds meer grip op de investeringsprojecten. Ook investeringsprojecten worden vanuit het proces projectmanagement opgepakt . De prognose is dat dit jaar 100% van het geplande investeringsvolume wordt bereikt. Op dit moment wordt gekeken naar het leasen van dienstauto's i.p.v. kopen en er wordt gewerkt aan een visie voor de buitendiensten en ook dit kan gevolgen hebben op de reeds geplande investeringen (b.v. aankopen/vervangen tractiemiddelen).

Risico's

Er zijn nog steeds capaciteitsissues. Als beheersmaatregel worden projecten vanwege het ontbreken van projectleiders begeleidt door resultaatcoördinatoren. Verder wordt gekeken hoe de strategische aansturing van het programma verbeterd kan worden en wordt in relatie met informatieveiligheid bekeken hoe de assets van het programma geborgd dienen te worden.  Ook Corona is nog steeds een actueel risico. Bij sommige projecten is er sprake van leveringsproblemen, deze zijn tot op heden opgelost door het verzetten van tussentijdse mijlpalen of het toestaan van alternatieven.

Kansen

Door ook voor de (investerings)projecten vanuit B&O ook zoveel als mogelijk het uniforme proces 'realiseren project' te hanteren wordt ook hier steeds meer uniformer en projectmatiger gewerkt

Afwijkingen in krediet en/of planning waarover besluitvorming door de AV dient plaats te vinden

PRJ1340A Vloerbedekking en kantoren b-locaties: Het krediet te verhogen van € 500.000,-/ € 500.000,- bruto/netto naar € 605..000,-/€ 605.000,- bruto/netto .

PRJ1418 Aank./vervangen auto’s 2021: Het krediet te verhogen van € 860.000,-/ € 860.000,- bruto/netto naar € 1.046.000,-/€ 1.046.000,- bruto/netto (twee extra auto’s nodig door verschuiven in organisatie en vervroegde ver-vanging van auto’s (dit laatste wordt gecompenseerd op het budget van 2022))

PRJ1340A Vloerbedekking en kantoren b-locaties: de geplande technische afronding te verschuiven van 2020-12 naar 2021-06 

PRJ1477  Aank./Vervangen tractiemiddelen 2021: de geplande technische afronding te verschuiven van 2021-12 naar 2022-12

 

Prestatieboom Dienstverlening en draagvlak

Strategisch effect Dienstverlening en draagvlak

Tactische doelstellingen Dienstverlening en draagvlak

Dienstverlening en draagvlak

We hechten veel waarde aan een goede relatie met inwoners en bedrijven. We informeren en betrekken hen in een vroeg stadium.

In onze dienstverlening voldoen we aan de servicenormen van de Unie van Waterschappen.

Het huidige kwijtscheldingsbeleid zetten we voort.

We blijven streven naar duidelijke en eenvoudige regelgeving

Tevredenheid over het klantcontact

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

Periode Realisatie mei Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2021 6,7 6,5 7

Vergunningaanvragen en bezwaren afgehandeld binnen de wettelijke termijn (%)

Wanneer burgers en bedrijven contact met ons hebben, helpen we hen in één keer goed en op tijd. Daarbij zijn we toegankelijk en communiceren we duidelijk. Dit meten en verbeteren we op basis van een tevredenheidsonderzoek. Voor de snelheid van onze dienstverlening voldoen we aan de landelijke servicenormen van de Unie van Waterschappen. Deze servicenormen hebben we vertaald in onze eigen servicegarantie.

 

Periode Realisatie mei Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2021 99 98 98

Prestatieboom Medewerkers

Strategisch effect Medewerkers

Tactische doelstellingen Medewerkers

Medewerkers

We hebben specifiek aandacht voor de medewerkers van het waterschap. Zij zijn de ogen en oren van het waterschap en onze ambassadeurs. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbestendig personeelsbeleid.

Medewerkertevredenheid en -betrokkenheid

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid. De mate van tevredenheid en betrokkenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor:

Het onderzoek staat gepland voor het najaar van 2021

Periode Doelstelling 31-12
2021 7,5

Ziekteverzuim (%)

Het welzijn en de (persoonlijke) ontwikkeling van onze medewerkers vinden we erg belangrijk. We zorgen goed voor hen en hebben een evenwichtig toekomstbesteding personeelsbeleid.

Onderstaande prestatie heeft een Rood stoplicht:

Het ziekteverzuimpercentage bedraagt 5,37% en valt iets lager uit dan vorige jaar over dezelfde periode (5,79%). Omdat de werkgever niet naar de aard en oorzaak van de ziekte mag vragen en vastleggen is niet aan te geven in welke mate bijvoorbeeld COVID-19 (het coronavirus) en/of het griepvirus van invloed is op het ziekteverzuimpercentage. Wel is aan te geven dat er een toename is van het aantal medewerkers met langdurig verzuim (= langer dan 4 weken).

 

Periode Realisatie mei Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2021 5,37 4 4,28

Prestatieboom Faciliteiten

Strategisch effect Faciliteiten

Tactische doelstellingen Faciliteiten

Fysieke werkomgeving

We onderzoeken wat de kosten en baten zijn van het aanhouden van twee hoofdkantoren.

Medewerkertevredenheid over fysieke werkomgeving

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn. De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor

Het volgende onderzoek vindt in 2022 plaats

Periode Realisatie vorig jaar
2021 7,5

Ongevallen met verzuim

We bieden medewerkers een veilige en prettige fysieke werkomgeving voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij hebben we oog voor de gezondheid van onze medewerkers op korte en lange termijn.Op onze werkvloer doen zich geen ongevallen voor die leiden tot verzuim.

 

Periode Realisatie mei Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2021 0 0 2

Zo gaan we dat doen

Digitale werkomgeving

Digitalisering en informatie blijven we ontwikkelen om het werk goed uit te voeren. We volgen in beginsel landelijke standaarden en systemen.

We voldoen aan de wettelijke eisen voor informatieveiligheid, archivering en privacy. Focus op waar de risico’s het grootst zijn.

Digitalisering voldoet aan de Baseline Basis op Orde (%)

In 2023 voldoet onze digitalisering aan de Baseline Basis op orde van de Unie van Waterschappen. We voldoen hiermee aan de maatschappelijke verwachtingen van een moderne overheid.

Onderstaande indicator heeft een Rood stoplicht:

Om aan afspraken in zaken data op orde en de visie op informatievoorziening zoals genoemd in het beleid informatievoorziening te voldoen.

Deze visie is een eerste uitwerking richting de verplichting die in 2018 is aangegaan vanuit de Sectorscan Digitalisering en de hierop gebaseerde Baseline Basis op Orde. De thema’s die hierin genoemd zijn worden in het beleid informatievoorziening in 4 pijlers ondergebracht:
1. Digitale transformatie: van Digitalisering naar Digitale transformatie
2. Standaardisatie: Focussen op de kerntaak door ‘dezelfde taal te spreken’
3. Data-gedreven werken: Beslissingen baseren op juiste en actuele data
4. Samenwerking: Samenwerkingen gericht op gezamenlijke toegevoegde waarde.
De grootste impact is voorzien in de duidelijke centrale aansturing (op strategisch niveau) in de vorm van een Chief Information Officer die wordt aangetrokken om aan de gestelde doelen in het Beleid Informatievoorziening te kunnen voldoen. Tevens zal er binnen alle program-ma’s, primair en ondersteunend, extra capaciteit benodigd zijn om de basis op orde te brengen in de data, en de verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbeheer op te pakken.
De functie van Chief Information Officer wordt ingevuld, zodat een centrale aansturing is geborgd.

 

Periode Realisatie mei Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2021 20 40 20

Baseline informatieveiligheid Overheid geïmplementeerd (%)

Scheldestromen streeft er naar om ook de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde te hebben met focus op de organisatieonderdelen en processen waar de risico's het grootst zijn. Dit doen we door onze netwerkomgeving en procedures in te richten volgens de richtlijnen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Baseline Informatieveiligheid, BIO).

Opmerking monitor:

De afgelopen maanden zijn enkele phishingmails verzonden om het informatiebewustzijn te verhogen. Deze maken deel uit van de campagne rondom informatieveiligheid. Voor het informatieveiligheidsbeleid zijn voorstellen in voorbereiding om de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) te implementeren en te voldoen aan het landelijk afgesproken veiligheidsniveau. De functie van Chief Information Security Officer (CISO) zal worden ingevuld, zodat een centrale aansturing wordt geborgd.

Periode Realisatie mei Doelstelling 31-12 Realisatie vorig jaar
2021 20 40 20

Medewerkertevredenheid over digitale werkomgeving

De mate van tevredenheid wordt om het jaar gemeten middels een onderzoek waar een cijfer van 0 t/m 10 uit voorkomt.

Opmerking monitor

Het volgende onderzoek vindt in 2022 plaats

Periode Realisatie vorig jaar
2021 8,1

Zo gaan we dat doen

Prestatieboom Democratisch en rechtmatig

Strategisch effect Democratisch en rechtmatig

Tactische doelstellingen Democratisch en rechtmatig

Democratisch en rechtmatig

Waterschap Scheldestromen blijft een zelfstandig waterschap.

Het waterschap is een functionele democratie waarvan de geborgde zetels een onderdeel zijn van het waterschapsbestuur.

Transparantie en verantwoording zijn leidende begrippen. We zijn transparant over kosten en prestaties en blijven onszelf verbeteren. Onder andere door tussentijdse monitoring en deelname aan bedrijfsvergelijkingen van de Unie van Waterschappen.